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Reglamento de Secretaría General

TÍTULO I
DEFINICIÓN, ROL Y ESTRUCTURA

Artículo 1º
La Secretaria General es un organismo Superior de la Universidad que da fe de los actos de la Corporación, prepara, certifica y transcribe los instrumentos Normativos y los Documentos Oficiales de la Universidad, lleva el Archivo Central, custodia el Sello de la Corporación, es responsable de la emisión de los Certificados y diplomas de Titulo y/o Grado que otorga la Universidad, comunica a los funcionarios los actos y decisiones de los Organismos Superiores que los afecte, presta asesoría en materias legales, estatutarias y reglamentarias, y es responsable del flujo y registro de documentos y correspondencia de la Universidad. En general, cumple también con las labores de coordinación intra-institucionales que expresamente le encomiende o delegue la Rectoría.

Artículo 2º
La Secretaria General, depende jerárquicamente del Rector y está estructurada de la siguiente forma:

a) El Secretario General, quien la dirige.

b) El Asesor Jurídico, quien dirige la Oficina de Asesoría Jurídica.

c) La oficina de Títulos y Grados, dirigida por un Encargado designado al efecto.

d) La Oficina de Archivo Central, dirigida por un Encargado designado al efecto.

e) La oficina de Partes, dirigida por un Encargado designado al efecto.

 

TÍTULO II
DE LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES


Artículo 3º
El Secretario General es un Directivo Superior de la Universidad que depende directamente del Rector y que es designado de conformidad a las normas que establece el Estatuto y que será subrogado por el funcionario que el Rector determine. En el cumplimiento de sus funciones debe:


a. Dirigir la Secretaria General y velar por el cabal cumplimiento de su rol, en general, y el de sus oficinas, en particular.

b. Servir de Ministro de Fe y Certificar con su firma los Decretos, Resoluciones y demás instrumentos normativos que se determinen.

c. Redactar o encomendar la redacción al Asesor Jurídico y/o al Jefe de Personal, de los Decretos, Resoluciones, convenios y demás documentos que indiquen los Reglamentos e Instructivos.

ch. Transcribir oficialmente a los organismos de la Universidad los Acuerdos, Decretos, Resoluciones, u otros documentos que emanen de la Junta Directiva, del Rector, de los Vicerrectores, del Consejo Académico o de otras Autoridades, y que tienen alcance institucional

d. Revisar y autorizar con su firma el otorgamiento de Títulos y/o Grados que concede la Universidad y otorgar los Certificados de los mismos.

e. Dictar las normas relativas a la documentación institucional, especialmente Constancias y Certificados y uso del Sello, Timbres y Estampillas.

f. Recopilar a través de la Oficina de Asesoría Jurídica, las leyes, normas y reglamentos que dicen relación con la Educación Superior y la Universidad, como asimismo la documentación relativa al patrimonio de la Corporación.

g) Prestar asesoría, en combinación con la oficina correspondiente, en materias legales, estatutarias y reglamentarias.

h) Informar sobre la procedencia legal o reglamentaria, cuando lo solicite el Rector, de los Acuerdos o Resoluciones de las autoridades y organismos de la Universidad.

i) Firmar las certificaciones originales o legalizaciones de documentos que constan en el Archivo Central.

j) Autorizar las Certificaciones que emitan las oficinas competentes de la Universidad para los efectos de su legalización.

k) Actuar como Ministro de Fe en todos los actos que le indique la Rectoría.

l) Actuar como Secretario y citar y llevar actas exactas y completas de las reuniones de la Honorable Junta Directiva, del Consejo Académico, de las Comisiones y de todos los otros Comités de carácter general que el Rector establezca y le encomiende en la Universidad.

m) Custodiar el sello de la Institución y estamparlo en los documentos que lo requieran.

n) Custodiar los emblemas oficiales de la Universidad, así como los distintivos y distinciones que ésta confiere, llevando un registro actualizado de estos últimos.

ñ) Coordinar y/o dirigir las acciones, tareas o proyectos que el Rector expresamente le encomiende o delegue.

Artículo 4º
El Asesor Jurídico es un Abogado designado por el Rector, que depende directamente del Secretario General y cuyas funciones son:

a) Subrogar al Secretario General en su ausencia.

b) Dirigir la Oficina de Asesoría Jurídica.

c) Mantener un registro y archivo actualizado de las Leyes, Normas y Reglamentos que dicen relación con la Educación Superior y la Universidad, y de las jurisprudencia y dictámenes en este campo.

ch) Llevar un registro y archivo actualizado de la documentación relativa al patrimonio de la Corporación y de los Convenios y Acuerdos suscritos por ésta.

d) Asesorar jurídicamente al Rector y a la Honorable Junta Directiva respecto de las materias que directamente le indiquen.

e) Asesorar jurídicamente al Secretario General en forma directa y a las Autoridades y organismos de la Corporación por intermedio de este, evacuando informes escritos de carácter legal.

f) Asumir la representación judicial y extrajudicial de la Universidad, cuando el Rector lo determine.

g) Redactar los Decretos, Resoluciones, Convenios, otros instrumentos normativos internos o documentos que signifiquen responsabilidad legal para la Universidad, cuando el Secretario General se lo encomiende.

h) Cumplir, en general, con las tareas que le asigne el Secretario General en el marco de sus funciones.

Artículo 5º
El Encargado de la Oficina de Títulos y Grados es un funcionario que depende directamente del Secretario General y que en el cumplimiento de sus funciones debe:

a) Dirigir la Oficina de Títulos y Grados.

b) Revisar y visar los expedientes de Titulación o Graduación remitidos por la Oficina de Control y Registro Académico.

c) Llevar un libro de Registro de Titulación o Graduados paralelamente al de la Oficina de Planificación y Registro Académico, con iguales características y formato.

ch) Recopilar, archivar y consultar todas las normas y documentos de la Corporación sobre Planes de Estudios, Programas de Asignaturas, Reglamentación General de Docencia, de Carreras y Programas de Titulación y/o Graduación y otras, que dicen relación con el curriculum de los estudiantes, para los efectos del cumplimiento de la función consignada en la letra b) anterior.

d) Custodiar y llevar un archivo con los expedientes originales de título y/o grado.

e) Cumplir estrictamente las disposiciones del Reglamento de Titulación y/o Graduación de la Universidad y los procedimientos que en él se establecen.

f) Preparar los Diplomas y Certificados de Titulo y/o Grado para la firma del Rector y/o Secretario General, según corresponda, canalizándolos a través de este último para su aprobación.

g) Preparar los informes, nóminas u otros documentos relativos a los titulados o graduados que el Secretario General le indique.

h) Preparar la documentación necesaria y proponer y ejecutar los trámites relativos a Canjes de Titulo y/o Grado y otros procesos equivalentes, canalizándolos a través del Secretario General.

i) Cumplir con las demás funciones que le encomiende el Secretario General.

Artículo 6º
El Encargado de la Oficina de Archivo Central es un funcionario que depende directamente del Secretario General y que en el cumplimiento de sus funciones debe:

a) Dirigir la Oficina de Archivo Central.

b) Cumplir estrictamente las disposiciones y procedimientos que establece el Manual para la Conservación de Documentos y Archivos y las demás instrucciones que se le impartan sobre la materia.

c) Velar, con los medios y recursos a su alcance por la óptima conservación, resguardo y seguridad de la documentación.

ch) Disponer mecanismos en la oficina a su cargo, que aseguren una máxima agilidad en los procedimientos de recepción, clasificación, almacenamiento, envío y restitución de los documentos del Archivo Central.

d) Eliminar periódicamente la documentación que corresponda del Archivo Intermedio, conforme a las disposiciones vigentes, y con el visto bueno del Secretario General.

e) Establecer el mecanismo para que las dependencias del Archivo Central cuenten con las instalaciones y la mantención necesarias, a fin de que la documentación permanezca ordenada y en óptimo estado de conservación.

f) Realizar las demás funciones que le encomiende directamente el Secretario General.

Artículo 7º
El Encargado de la Oficina de Partes es un funcionario que depende directamente del Secretario General y que en el cumplimiento de sus funciones debe:

a) Dirigir la Oficina de Partes.

b) Cumplir con las normas y/o instrucciones relativas al registro, foliación, despacho, entrega y recepción de la documentación interna y externa que se tramita, envía o recibe en la Universidad.

c) Instruir en forma precisa al Estafeta sobre el traslado, entrega y recepción de la correspondencia.

ch) Proponer al Secretario General los mecanismos que permitan optimizar la tramitación de la correspondencia interna y externa.

d) Supervigilar el desempeño de los diversos encargados, de la recepción, registro, resguardo, despacho y distribución de la correspondencia y documentación, designados en los distintos Campus y dependencias de la Universidad.

e) Recepcionar, registrar y despachar los materiales que dirija la Unidad de Adquisiciones a los diversos Campus o dependencias.

f) Llevar ordenados y actualizados, entre otros, los siguientes elementos necesarios:

- Carpetas de Registro de Recepción de correspondencia para las diferentes Unidades y Servicios.
- Libro (s) de despacho local.
- Libro (s) de despacho nacional
- Libro (s) de despacho de correspondencia al extranjero.
- Libro (s) de despacho de encomiendas
- Libros de correspondencia interna por unidad o servicio.
- Timbres de registro y foliación
- Valija (s) de correspondencia, etc.

h) Cumplir con las demás funciones que le encomiende el Secretario General.


TÍTULO III
OTRAS DISPOSICIONES


Artículo 8º
El personal no mencionado en los artículos anteriores, adscrito a cualquiera de dichas Oficinas, dependerá directamente del Encargado de estas y del Secretario General, siendo este último quien disponga, a proposición del respectivo encargado, las funciones que le corresponda desempeñar.

Artículo 9º
Cualquiera interpretación, precisión o complementación de las funciones y atribuciones consignadas en este instrumento para los funcionarios que integran este organismo, será resuelta por el Secretario General, sin perjuicio de las facultades que le asisten al Rector y a la Contraloría de la Universidad.

Artículo 10º
Los procedimientos internos de este Organismo serán establecidos por el Secretario General, sin perjuicio de las normas generales que, sobre el particular, rijan en la Universidad.

Artículo 11º
Las materias de carácter interno de la Secretaria General, y que, por su trascendencia o permanencia en el tiempo lo requieran, tales como: determinación de procedimientos, descripción y/o precisión de funciones u otros, serán establecidas por el Secretario General por medio de Resoluciones. De igual modo se procederá respecto de aquellas materias de alcance institucional, cuya determinación, de conformidad a las normas, corresponda al Secretario General o haya sido facultado expresamente por el Rector para tal efecto.

Artículo 12º
Cualquier modificación al presente Reglamento procederá mediante Decreto del Rector.

Artículo TRANSITORIO


PRIMERO En tanto no se constituya los cargos y oficinas que establece este Instrumento, las funciones consignadas para ellos, continuarán siendo asumidas por el Secretario General, quien podrá acudir al apoyo de otras Unidades y funcionarios de la Universidad, precisándose en los instrumentos normativos que corresponda, los roles y procedimientos específicos de que se trate.