a) La Sección de Activo Fijo, mediante la Unidad de Contabilidad y de la Dirección General de Finanzas, será la responsable de elaborar la normativa integral para el Control de los Activos Fijos de la Universidad.

b) Los funcionarios de la Universidad deberán tomar conciencia de que toda vez que se adquieren bienes de activo fijo, pasan a ser, automáticamente, Bienes de Propiedad Fiscal, por lo cual deberán ser utilizados únicamente para fines institucionales, por lo que cualquier otro uso que se les diera, será considerado como particular y en consecuencia, se aplicarán las medidas disciplinarias que correspondan.

c) Además, no se permitirá que los funcionarios tomen decisiones arbitrarias sobre los bienes de activo fijo, como por ejemplo, redestinarlos a otra Unidad, desecharlos o donarlos a particulares sin dar aviso a la Sección de Activo Fijo o no utilizar los formularios dispuestos para cada caso.

d) Tampoco se permitirá al personal Administrativo o Académico, que adopten actitudes reticentes sobre los bienes que tienen a su cargo, cada vez que estos sean requeridos por el personal de Soporte Informático o por el Encargado de Activo Fijo, independiente de los motivos que tengan para solicitarlos.

e) No obstante que los bienes del activo fijo sean considerados bienes fiscales, esto no exime a los funcionarios de la Universidad Arturo Prat, del compromiso de velar por que estos bienes sean adecuadamente registrados, administrados y protegidos, y que por ende, los utilicen con el mismo cuidado e interés que el dedicado a los de su propiedad privada.

f) El Encargado de Activo Fijo de la Casa Central, será el responsable de vigilar el correcto manejo y control de los inventarios y el resguardo de los bienes de la Zona Norte, la cual incluye Iquique y las Sedes Arica, Calama, Antofagasta y Santiago.

g) En la Sede Victoria, este control estará asignado a la Sección de Activo Fijo local, la cual depende del Encargado de Contabilidad de dicha Sede. En este control se considera toda la Zona Sur, incluyendo todos los Institutos y Centros de Estudios administrados por ella.

h) Ambos encargados deben rendir cuenta en forma centralizada al Jefe de Contabilidad de la Universidad.

i) Los Directores de Departamento, los Jefes de Unidad, los Oficiales Administrativos y los Jefes de Administración y Finanzas, serán los responsables de la administración del Activo Fijo adscrito a su área, debiendo poner énfasis en:

• Supervisar el correcto uso y cuidado de los bienes asignados al Centro de Costos.

• Supervisar los movimientos de los bienes asignados a su Responsabilidad.

• Supervisar la aplicación y exigir el cumplimiento de este Manual.

j) En todas las Sedes, Centros e Institutos, se deberán efectuar, esporádicamente, recuentos físicos de bienes, con la finalidad de contar con inventarios reales y actualizados de cada Unidad.

k) Se deben respetar y aplicar correctamente los criterios de contabilización, ya que estos permiten determinar si las adiciones de Bienes Inventariables, dependiendo de su costo de adquisición, serán registradas como Inversión Real o como Control Administrativo.

l) Será obligatoria la emisión del Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo, que es el documento oficial para:

• Designar al Funcionario Responsable y Custodio de un Bien de Activo Fijo

• El lugar donde el Bien quedará físicamente ubicado.

m) La administración de los Bienes de Activo Fijo, radicará en el Jefe de la Unidad Administrativa o Académica a la que hayan sido asignados o al funcionario que él designe como Responsable, quien será depositario y custodio de dichos bienes. Asimismo, deberá adoptar todas las medidas de resguardo que correspondan y que comprenden al menos los siguientes aspectos:

i. Que los bienes estén destinados para los fines institucionales que motivo su adquisición.

ii. Que sólo estén bajo su custodia directa aquellos bienes que se le hayan asignado.

iii. Que estos bienes estén adecuadamente resguardados, no expuestos a situaciones de robos, daños o hurtos.

iv. Que los bienes no sean sometidos a usos inadecuados.

v. Solicitar oportunamente el mantenimiento como en el caso de vehículos o maquinarias especializadas.

vi. Que los traspasos de bienes dentro de la Universidad o la salida de éstos, fuera de las dependencias de la Universidad, sean debidamente informados a la Sección de Activo Fijo.

n) El Jefe de la Unidad respectiva, o el superior jerárquico directo tendrá la responsabilidad de informar a la Sección de Activo Fijo el nombre de la persona que tiene a cargo el uso de bienes y por lo tanto la responsabilidad de su custodia.

o) En el caso de traslados, destinaciones o comisiones de servicios de funcionarios a cargo de Bienes Institucionales, superiores a dos meses de duración, se debe comunicar de inmediato a la Sección de Activo Fijo, quien deberá efectuar un recuento físico de la totalidad de los bienes y posteriormente le hará entrega de este informe al funcionario reemplazante.

p) Lo anterior también rige en caso de desvinculaciones laborales, pero la entrega del informe se hará al Director de Departamento o Jefe de Unidad, para que éste posteriormente los reasigne según estime conveniente.

q) Cuando un Funcionario extravíe un Bien, o cuándo sólo se percate de la falta de algún activo fijo, tendrá que poner en marcha el Proceso sobre Siniestros, descrito en el presente Manual.

r) Todos los bienes de Inversión Real deberán estar integrados en las pólizas de seguros contratados por la Universidad.

s) Se exceptúan de la normativa contenida en este Manual a los artículos de oficina, materiales de aseo, mercaderías y otros bienes de consumo, los cuales son objeto de procedimientos que deben ser establecidos por la Unidad de Adquisiciones.

t) Los bienes de activo fijo que se encuentren en cada una de las dependencias se designaran en la Plancheta por el código de activo que le corresponde en el inventario. Este documento será firmado por el Responsable del Bien, su Jefe Directo y por El Encargado de Activo Fijo.

u) Corresponderá a la Sección de Activo Fijo autorizar y controlar los movimientos que afecten a los Bienes de Uso institucionales.

v) Corresponderá al Director de Administración y Desarrollo y al Jefe de la Unidad de Equipamiento y Operaciones disponer y autorizar las mejoras, modificaciones o reparaciones de los Bienes de Uso de la Universidad.

w) Corresponderá al Rector autorizar el arrendamiento o comodato de los Bienes de Uso de la Universidad.

x) Cualquier cambio que se quiera introducir al presente Manual de Procedimiento deberá ser canalizado a través del Jefe de Contabilidad Institucional.