7.1) Requisión para la compra de bienes - Manual de Procedimientos

7.1) Requisión para la compra de bienes

NOTA:

A fines de Octubre 2008, se ha decretado un Manual de Procedimientos de Adquisiciones, donde se establece el reemplazo de la “Solicitud de Requisición-Cotización” por la “Solicitud de Materiales/Servicios”, como el formulario oficial para solicitar la compra de bienes y servicios. Debido a lo anterior, y a modo de Fe de Erratas, cuando en este Manual de Procedimientos se hable de “Solicitud de Requisición”, tendrá que cambiarse por “Solicitud de Materiales/Servicios”. En una próxima actualización de este Manual de Procedimientos, se harán las modificaciones correspondientes.

a) Normativa Específica

• La Solicitud de Requisición es el único medio válido para solicitar al Encargado de Adquisiciones de cada área, la compra de bienes y servicios, y entre ellos, los bienes de Activo Fijo. Este formulario se distribuye con tres copias:

• Encargado de Adquisiciones

• Encargado de Cuentas por Pagar

• Unidad Solicitante

• Sólo podrán firmar una Requisición las siguientes autoridades universitarias:

• Directores Superiores

• Directivos

• Jefes de Unidades

• Jefes de Proyectos

• Antes de confeccionar una Requisición, la Unidad solicitante debe verificar si tiene el presupuesto suficiente para cubrir la compra en el correspondiente Centro de Costo.

• La Requisición, emitida por cualquier estamento, debe ser completada con todos los datos solicitados, incluyendo obligatoriamente los siguientes:

• El Nombre y Cédula de Identidad de quien será el Responsable del Bien (Custodio).

• Código de Ubicación Física definitiva que tendrá el bien (Dependencia).

• La Unidad de Adquisiciones no tramitará y por ende devolverá para su debida corrección, toda Requisición que:

• Haya omitido alguno de los datos del punto anterior.

• Cuya disponibilidad presupuestaria del centro de costo no cubra el monto de la compra.

• El código de ubicación física se obtiene del Catastro de Ubicaciones, publicado en Noviembre 2008 y que está disponible en la Página Web de la Sección de Activo Fijo.

• Toda Requisición debe ser cursada con la firma y timbre en original de los funcionarios anteriormente definidos como autorizados para este trámite.

• No se autorizarán compras de Bienes de Inversión Real mediante Fondo por Rendir ni Fondo Fijo, salvo en casos muy justificados, cuya autorización deberá ser visada por el Jefe de Contabilidad.

• Toda Requisición que involucre compras de activos fijos, debe traer el máximo de información posible para que la compra se realice de forma eficaz y eficiente, sobretodo cuando los bienes reúnan ciertas características especiales y complejas.

• Asimismo, se deberán detallar las razones de la adquisición cuando el usuario requiere que los bienes sean comprados a un proveedor en específico, ya sea por las condiciones de venta prometidas o porque es el único que distribuye el producto en el mercado local o nacional.

b) Procedimiento

• La Unidad solicitante debe completar todos los datos pedidos en la Solicitud de Requisición. De preferencia, debe describir ampliamente el bien necesitado, como por ejemplo, marca, modelo, medidas, color, algunas especificaciones técnicas relevantes, etc., de manera que el Encargado de Adquisiciones pueda identificarlo claramente dentro de las ofertas del mercado, o bien, para proponer una alternativa en caso de no haber stock de aquel solicitado.

• Una vez completada la Requisición, debe ser firmada y timbrada en original por el funcionario autorizado, acreditando en este acto, la compra en cuestión.

• Luego, el administrativo que confeccionó la Requisición debe entregarla en la Unidad de Adquisiciones para su valorización y posterior visto bueno presupuestario.

• La Unidad de Adquisiciones deberá devolver a la Unidad solicitante una copia firmada y timbrada de la Requisición, para que sea archivada con fines de respaldo.