a) Normativa Especifica

• Para agilizar el trato de los diversos cargos que desempeñan funciones de adquisición de bienes, en el presente Manual se empleará el término Encargado de Adquisiciones para referirse a ellos de manera generalizada.

• Sólo el personal autorizado podrá realizar compras de activos fijos a nombre de la Universidad. En la Casa Central, la Unidad de Adquisiciones y la Unidad de Equipamiento y Operaciones. En las Unidades Descentralizadas los Oficiales Administrativos. En las Sedes, el Encargado de Adquisiciones correspondiente.

• En la Casa Central, la Unidad de Equipamiento y Operaciones, también podrá realizar compras de activo fijo en el caso de remodelaciones de infraestructuras o instalaciones y obras nuevas que realice.

• El Encargado de Adquisiciones deberá cursar cada Requisición conforme a los procedimientos vigentes sobre Compras de Bienes y Servicios. Además, cuando se deba realizar una licitación pública, deberá regirse por lo establecido en la Ley de Compras Públicas N° 19.886.

b) Procedimiento

◘ Antes de cursar cualquier Requisición, el Encargado de Adquisiciones debe asegurarse de que las compras de activo fijo estén de acuerdo con el presupuesto aprobado para el centro de costo de la Unidad.

◘ Asimismo, verificará que los campos del Responsable y Ubicación Física hayan sido informados correctamente.

◘ Si el presupuesto no cubriera el monto de la compra o faltara indicar el Responsable o la Ubicación Física del bien, entonces tendrá que avisar a la Unidad solicitante para que se ajusten los saldos disponibles y se complete la información faltante, de otra forma no se tramitará la Requisición en cuestión.

◘ Dependiendo del monto por pagar, el Encargado de Adquisiciones puede proceder con la publicación en Chilecompra (Desde 3 UTM), o bien, puede gestionar la compra directa, previa confección de la correspondiente orden de compra.

◘ La orden de compra deberá ser debidamente firmada y timbrada por el Encargado de Adquisiciones y la de su Jefe Directo. Este último puede ser el Jefe de Adquisiciones, el Jefe de Unidad o el Director de Departamento. Este formulario se distribuye con tres copias:

• Proveedor

• Encargado de Adquisiciones

• Unidad de Contabilidad

◘ La Unidad de Adquisiciones recibirá los bienes despachados por el proveedor, donde se verificará que estos estén de acuerdo con lo solicitado en la factura y en la orden de compra.

◘ Si se detectara diferencias de cualquier naturaleza (precio, cantidad, etc.) se tendrán que realizar los ajustes correspondientes antes de continuar con el siguiente paso.

◘ Después que el Encargado de Adquisiciones conceda la recepción conforme al pedido, a continuación deberá instruir a sus colaboradores para que se confeccione la Guía de Recepción (o un memorando que la reemplace).

◘ Asimismo, deberá instruir a sus colaboradores para que se coordine con la Unidad solicitante la entrega del bien, la cual puede depender de las características del envío, como su peso, volumen, delicadeza, etc.; decidiendo en consecuencia, si se recepciona en la bodega o directamente en la dependencia del Responsable. En este momento se debe verificar que sea la misma ubicación física que se indica en la Requisición, ya que de no ser así, se tienen que realizar las modificaciones en la documentación asociada, a fin de informar correctamente a la Sección de Activo Fijo.

◘ Al momento de la entrega y en presencia del Funcionario de Adquisiciones encargado de ella, el Responsable del Bien deberá firmar el Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo, previa inspección del bien.

◘ Posteriormente, el Encargado de Adquisiciones o el Colaborador que éste designe, completará la “Sección 1)” de la Solicitud de Incorporación al Sistema de Activo Fijo. Estos Campos son:

[ Encabezado ]

• Fecha de Emisión

• Número Correlativo Interno

1.1) Documentación de Respaldo

• Número de Factura

• Fecha de Compra

• Valor con IVA

• Rut Proveedor

• Razón Social

• Orden de Compra (ICONS)

• Orden de Compra Chilecompra

• Guía de Recepción (Memo que la reemplace)

1.1) Documentación de Respaldo

• Cantidad (siempre será uno, ya que los bienes se diferencian por el número de serie)

• Descripción de cada ítem

• Valor Unitario de cada ítem

• Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo asociada a la Solicitud de Incorporación

• Finalmente, La Unidad de Adquisiciones deberá enviar la Factura del Proveedor al Encargado de Cuentas por Pagar, para que esta sea devengada y posteriormente cancelada. Para efectos prácticos, el orden descendente de entrega de la documentación de respaldo será el siguiente:

• Factura del Proveedor

• Solicitud de Incorporación

• Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo

• Guía de Recepción (o Memo que la reemplace)

• Orden de Compra ICONS

• Orden de Compra Chilecompra (Si fuera el caso)

• Solicitud de Requisición

• Apertura electrónica de licitación (En caso de licitación)

• Guía de despacho del proveedor (En caso que se haya recibido)

• Memos y/o correos electrónicos que contribuyeron a la gestión de compra

• Otra documentación importante que respalde el pago del documento.