7.3 Contabilización de la Compra - Manual de Procedimientos

a) Clasificación de Bienes de Activo Fijo

Para los fines de contabilización (Devengado), los bienes de Activo Fijo pueden clasificarse como INVERSIÓN REAL O CONTROL ADMINISTRATIVO, dependiendo de su costo de adquisición.

Las políticas que permiten reconocer cada clase se definen a continuación:

I. Bienes de Uso con Inversión Real

Son aquellos cuyo costo de adquisición, a la fecha de compra, es Superior a 15 UTM (Unidades Tributarias Mensuales). La Sección de Activo Fijo llevará un inventario valorizado de estos bienes, el cual estará afecto a corrección monetaria y depreciación al término de cada mes.

II. Bienes de Uso con Control Administrativo

Son aquellos cuyo costo de adquisición, a la fecha de compra, Fluctúa entre 2 y 15 UTM (Unidades Tributarias Mensuales). Estos bienes serán considerados contablemente como gastos de gestión, pero respecto de ellos la Sección de Activo Fijo llevará un control administrativo detallado, pero no estarán afectos a corrección monetaria ni depreciación.

III. Bienes de Uso como Gastos de Gestión

Son aquellos cuyo costo de adquisición, a la fecha de compra, es Inferior a 2 UTM (Unidades Tributarias Mensuales). Respecto de estos bienes, la Sección de Activo Fijo no llevará registro de ellos, por lo tanto, tampoco estarán afectos a corrección monetaria ni depreciación.

IV. Excepciones a los Bienes de Uso como Gastos de Gestión

Se exceptúan del punto anterior aquellos bienes que por su importancia económica, operacional o estratégica interese mantenerlos identificados individualmente y Controlados Administrativamente, pese que no cumplan con el valor de adquisición señalado para los Bienes de Uso con Control Administrativo. En esta clasificación se deben considerar sólo los artículos mencionados en la siguiente lista:

MÁQUINAS, MAQUINARIAS Y EQUIPOS

EQUIPOS COMPUTACIONALES

MOBILIARIO

Balanza

Impresora

Sillas y Sillones

Cámara Fotográfica

Escáner

Banquillos, Bancas, Taburetes y Pisos

.

Monitor y Pantalla LCD

Mesas, Mesones y Arrimos

.

ProyectorMultimedia

Escritorios y Estaciones de Trabajo

.

Router y Módem

Estantes y Repisas

.

Agendas Electrónicas (PDA)

PizarrasAcrílicas

 

Nota: No obstante, en casos muy justificados y previa autorización del Jefe de Contabilidad, se agregarán a esta lista otros bienes que interese controlar. Las modificaciones serán debidamente informadas al momento de oficializarlas.

PROCEDIMIENTO PARA CONTABILIZACIONES DE ACTIVO FIJO

1. Las inversiones en bienes de uso cuyo valor sea inferior a 2 UTM deben imputarse en Gastos tanto en el Presupuesto como en la Contabilidad.

2. Las inversiones en bienes de uso cuyo valor esté entre 2 y 15 UTM deben ser consideradas Inversión Real en el Presupuesto y Bienes de Uso con Control Administrativo en la Contabilidad. Ver Ejemplo 1.

3. Las inversiones en bienes de uso cuyo valor sea superior a 15 UTM deben ser consideradas Inversión Real en el Presupuesto e Inversión Real en Bienes de Uso en la Contabilidad. Ver Ejemplo 2.

IMPORTANTE

EL CALCULO DE LA UTM SIEMPRE SE DEBE REALIZAR CONSIDERANDO EL VALOR UNITARIO DE CADA PRODUCTO (IVA E IMPUESTOS INCLUIDOS)

240000000

Inversión Real Pptaria. (valores desde 2 UTM)

4400000000

Inversión Real en Bienes de Uso (valores superiores a 15 UTM)

3220700000

Gastos en Bienes de Uso C/Ctrol Adm.
(valores entre 2 y 15 UTM)

.

Maquinas y Equipos

.

Maquinas y Equipos

.

Gastos en Maquinas y Equipos
con Control Administrativo

1240101000

MAQUINAS DE OFICINAS, MAQUINARIAS Y EQUIPO

4441601000

MAQUINAS DE OFICINAS, MAQUINARIAS Y EQUIPO

3220701000

GASTOS EN MAQUINAS DE OFICINA, MAQUINARIA Y EQUIPO CON CONTROL ADMINISTRATIVO

1240102000

EQUIPOS COMPUTACIONALES

4441602000

EQUIPOS COMPUTACIONALES

3220702000

GASTOS EN EQUIPOS COMPUTACIONALES CON CONTROL ADMINISTRATIVO

1240103000

MOBILIARIO

4443601000

MOBILIARIO

3220703000

GASTOS EN MOBILIARIO CON CONTROL ADMINISTRATIVO

1240104000

OBRAS DE ARTE

4420601000

OBRAS DE ARTE

3220704000

NO

1240105000

MUSEOS Y SIMILARES

4421101000

MUSEOS Y SIMILARES

3220705000

NO

1240106000

BIENES POR INCORPORAR

4430602000

BIENES POR INCORPORAR

3220706000

NO

1240107000

LICENCIAS DE SOFTWARE

4430701000

LICENCIAS DE SOFTWARE

3220707000

GASTOS EN LICENCIAS DE SOFTWARE CON CONTROL ADMINISTRATIVO

1240108000

MUEBLES Y AFINES EN ELABORACION

4430601000

MUEBLES Y AFINES EN ELABORACION

3220708000

NO

.

Vehículos

.

Vehículos

. .

1240201000

VEHICULOS MARITIMOS

4442601000

VEHICULOS MARITIMOS

.

NO

1240202000

VEHICULOS TERRESTRES

4443101000

VEHICULOS TERRESTRES

.

NO

terrenos y edificios

terrenos y edificios

.

1240301000

TERRENOS

4420101000

TERRENOS

.

NO

1240302000

EDIFICIOS EN TERRENOS PROPIOS

4440101000

EDIFICIOS EN TERRENOS PROPIOS

.

NO

1240303000

EDIFICIOS EN TERRENOS EN COMODATO

4440102000

EDIFICIOS EN TERRENOS EN COMODATO

.

NO

1240304000

INSTALACIONES

4441101000

INSTALACIONES

.

NO

1240305000

REMODELACIONES E INFRAESTRUCTURAS

4444601000

REMODELACIONES E INFRAESTRUCTURAS

.

NO

1240306000

OBRAS E INSTALACIONES EN CURSO

4430101000

OBRAS E INSTALACIONES EN CURSO

.

NO

Ejemplo 1: Caso de Inversión que debe ser contabilizada como Gasto con CONTROL ADMINISTRATIVO.

Se adquiere un equipo computacional cuyo valor es de 15 UTM (valor UTM para Julio 2008 $ 35.648.-)

CUENTA

NOMBRE DE CUENTA

DEBE

HABER

1240102000

EQUIPOS COMPUTACIONALES

z

534.720

3220702000

GASTOS CON CONTROL ADMINISTRATIVO INVERSION EN EQUIPOS COMPUTACIONALES

534.720

z
 Ejemplo 2: Caso de Inversión que debe ser contabilizada como INVERSION REAL (Activo Fijo propiamente tal).

Se adquiere un equipo computacional cuyo valor es de 16 UTM (valor UTM para Julio 2008 $ 35.648.-)

 

CUENTA

NOMBRE DE CUENTA

DEBE

HABER

1240102000

EQUIPOS COMPUTACIONALES

z

570.368

4441602000

EQUIPOS COMPUTACIONALES

570.368

z

 Nota 1: La GLOSA que se ingresa durante el Devengado, en la pantalla del módulo Cuentas por Pagar, debe aportar la mayor información posible en lo que se refiere a la Compra: Número de Factura, Orden de Compra, Proveedor, Descripción del Bien (Marca, Modelo), etc.

 

Nota 2: Cada usuario que contabilice un Bien con valor igual o superior a 2 UTM, deberá enviar de inmediato FOTOCOPIA DE LA FACTURA y de toda la documentación de respaldo, por ejemplo: Orden de Compra, Guía de Recepción, Acta de Entrega y Recepción de Bienes de Activo Fijo (Responsable y Ubicación del Bien), memorandos, etc.

b) Criterios de Activación

Para incorporar un bien de uso al inventario de Activo Fijo de la Universidad, es fundamental que se observen los siguientes aspectos:

• Que sea físicamente tangible

• Que todo cálculo sea realizado sobre el valor unitario con impuestos incluido

• Que los cálculos se apliquen sobre una unidad de producto

• Que exista propiedad sobre el bien

• Que el desembolso efectuado reporte un beneficio futuro a la Universidad

• Que su vida útil sea igual o superior a un año

• Que el Bien sea utilizado en las operaciones normales de la Universidad.

• Que por su costo de adquisición, pueda ser clasificado como Activo Fijo.

c) Normativa Especifica

• Para agilizar el trato de los diversos cargos que contabilizan facturas de proveedores, en el presente Manual se empleará el término Encargado de Cuentas por Pagar para referirse a todos ellos en su conjunto.

• El Encargado de Cuentas por Pagar, funcionario adscrito a la Unidad de Contabilidad de la Casa Central, será el responsable de contabilizar en el Sistema ICONS las facturas de activo fijo correspondiente a las Unidades Centralizadas.

• Los Oficiales Administrativos y los Encargados de Adquisiciones en las Sedes y otras Unidades, como por ejemplo, MECESUP, serán los responsables de devengar sus propias facturas y de completar todos los formularios que respaldan la compra de los bienes.

• Con el propósito de materializar el devengado de la compra, el Encargado de Cuentas por Pagar debe exigir que se cumpla el envío de toda la documentación que debe proporcionar la Unidad de Adquisiciones.

• El Encargado de Cuentas por Pagar tendrá que aplicar las políticas explicadas en el Punto “3.a - Clasificación de Bienes de Activo Fijo”, a fin de imputar correctamente la contra cuenta que corresponde a la cuenta presupuestaria utilizada en la Orden de Compra.

• Asimismo, deberá considerar lo indicado en el Punto “3.b - Criterios de Activación”, a fin de realizar una contabilización depurada y correcta.

d) Procedimiento

• El Encargado de Cuentas por Pagar tendrá que revisar dichos documentos y validar su contenido. Si encuentra alguna diferencia estará facultado para devolver la documentación al Encargado de Adquisiciones y solicitar su pronta corrección o reemplazo de documentos si se diera el caso.

• Seguidamente, se mencionan algunas de las inconsistencias que pudiera encontrar:

• Que falte algún documento del proveedor; partiendo de la base de que no puede faltar ninguno, a excepción de que, por ejemplo, no se haya licitado, en cuyo caso no existirían papeles sobre el particular.

• Que la Solicitud de Incorporación al Sistema de Activo Fijo no haya sido entregada o que esté incompleta.

• Que no se haya adjuntado el Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo o que esté incompleta.

• Que vengan documentos ilegibles o adulterados.

• Que las cuentas presupuestarias estén mal imputadas.

• Que existan diferencias de montos entre la factura y la orden de compra, en cuyo caso se deberá solicitar una orden de compra de ajuste.

• Que los datos de los distintos documentos no coincidan.

• Que falten timbres o firmas.

• Entre otras.

• Sobre la base de este análisis, el Encargado de Cuentas por Pagar tendrá que determinar si la contra cuenta de contabilización debe ser de Inversión Real o de Control Administrativo.

• Si al término de periodo se deben provisionar Ordenes de Compra por concepto de activo fijo, la contabilización será distinta dependiendo de la contra cuenta que haya que utilizar:

• Los Bienes con Control Administrativo, se cargan directamente a GASTOS, y dependiendo del Tipo de Activo Fijo, se imputarán a la correspondiente Cuenta Contable “32207XX000 – XXXX Con Control Administrativo”. El Asiento de Provisión para Bienes con Control Administrativo debe quedar como sigue:

32207XX000

CUENTA CONTABLE BIENES CON CONTROL ADMINISTRATIVO

249.000

z

124XXXX000

CUENTA PRESUPUESTARIA BIENES DE USO

z

249.000

124XXXX000

CUENTA PRESUPUESTARIA BIENES DE USO

249.000

z

6720104000

PROVISION INVERSION REAL

z

249.000

 

• En el caso de Bienes de Inversión Real, deberán ser imputados a la Cuenta Contable “4430602000 - Bienes por Incorporar”, para que posteriormente, cuando la factura sea devengada, se haga el traspaso a la cuenta de Bienes de Uso que corresponde. El Asiento de Provisión para Bienes de Inversión Real debe quedar como sigue:

4430602000

BIENES POR INCORPORAR

590.000

 

124XXXX000

CUENTA PRESUPUESTARIA BIENES DE USO

d

590.000

124XXXX000

CUENTA PRESUPUESTARIA BIENES DE USO

590.000

 

6720104000

PROVISION INVERSION REAL

d

590.000

 

 • Toda vez que el Encargado de Cuentas por Pagar contabilice un documento con una Orden de Compra Provisionada, primero tendrá que devengar la provisión e inmediatamente después tendrá que realizar el comprobante de “Activación del Bien”, rebajando la Cuenta Contable “4430602000 - Bienes por Incorporar”, y cargando la Cuenta Contable de Bienes de Uso que corresponda. Por ejemplo:

• Asiento de Devengo:

6720104000

PROVISION INVERSION REAL

590.000

 

6211102000

PROVISIONES DE GASTOS POR PAGAR

 

590.000

 

 

 • Asiento de Activación:

444XXXX000

CUENTA CONTABLE BIENES DE USO

590.000

 

4430602000

BIENES POR INCORPORAR

 

590.000

 

 • Cuando se devengue una provisión, el Encargado de Cuentas por Pagar tendrá que imprimir el comprobante contable donde se hizo la provisión de la orden de compra, para adjuntarlo también a los documentos de respaldo.

• Posteriormente, completará la “Sección 2)” de la Solicitud de Incorporación al Sistema de Activo Fijo y luego timbrar y firmar como Encargado de Cuentas por Pagar:

2.1) Origen de la Incorporación

• Debe marcar con una “X” sólo la opción que corresponda, a fin de determinar si el Alta en el inventario se produce por una adquisición, por activación de bienes por incorporar, etc., o por OTRO motivo que deberá indicar claramente.

2.2) Documentación de Respaldo

• Comprobante de Provisión (Realizado al término de período anterior)

• Fecha Emisión (Comprobante de Provisión)

• Comprobante de Traspaso (El que corresponde al devengo de una factura con orden de compra del año; si no, el que corresponde a la activación del bien, cuando se haya devengado una provisión de años anteriores)

• Fecha Emisión (Comprobante de Devengo)

• Número del Fondo por Rendir, Fondo Fijo o Anticipo Proveedor

• Número de la Rendición (asignada por ICONS tras contabilizar el Fondo o el AP)

• El Encargado de Cuentas por Pagar deberá enviar al Encargado de Activo Fijo, a más tardar el día hábil siguiente al devengado, una fotocopia de cada factura y de toda la documentación de respaldo que le corresponde (orden de compra, requisición, Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo, etc.).