7.4) Incorporación de Activos - Manual de Procedimientos
a) Normativa Especifica
• Se entenderá por Incorporación de Activos, la operación que registra la adición de bienes de uso al Patrimonio de la Universidad.
• Los bienes de uso deben valorizarse, en principio, al Costo de Adquisición o Construcción de los respectivos Bienes, más todos los gastos inherentes a la compra hasta que los bienes queden en condiciones de ser utilizados.
• En el caso de bienes inmuebles, el valor del terreno y el de la edificación deben contabilizarse por separado
• Esta incorporación al Patrimonio puede originarse por:
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• Por cada código de inventario se imprime una etiqueta de identificación que se colocará en un lugar visible y accesible del Bien, con la finalidad de identificarlo a simple vista; y se deberá sustituir cada vez que ésta se maltrate, se despegue o sea ilegible.
b) Procedimiento
• Cuando la documentación llega al Encargado de Activo Fijo, éste la revisa cuidadosamente antes de proceder con el Alta de Bienes en el Sistema ICONS.
• Comienza por registrar el bien en el Módulo de Activo Fijo, donde será de vital importancia toda la documentación de respaldo proporcionada por la Unidad de Adquisiciones y por el Encargado de Cuentas por Pagar.
• Se debe registrar el proveedor, descripción del producto, valor y fecha de adquisición, centro de costo, vida útil, responsable de la custodia y ubicación del bien, entre otros datos importantes para el control posterior de los bienes.
• Una vez completado todos los campos de la pantalla de ingreso y tras grabar la información se genera el correlativo del “Código de Inventario”.
• De acuerdo con el punto anterior, todos los Bienes de Activo Fijo propiedad de la Universidad Arturo Prat, tendrán asignado un número de inventario, el cual estará compuesto por:
010030002003088 |
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EMPRESA |
TIPO |
GRUPO |
ACTIVO |
01 |
003 |
0002 |
003088 |
Los dos primeros dígitos identifican la EMPRESA, que corresponde al Centro Financiero: 01 = IQUIQUE |
Los siguientes tres dígitos identifican al TIPO, que corresponde a la Cuentas de Bienes de Uso, vigentes en Plan de Cuentas de la Universidad. Por ejemplo, Equipos Computacionales. |
Los cuatro dígitos siguientes identifican al GRUPO, que corresponde a la diversidad de líneas de productos que se encuentran disponibles en el mercado. Por Ejemplo, Computadores, Escáneres, Impresoras Tinta, Impresoras Láser, etc. |
Los seis dígitos finales identifican al CORRELATIVO INTERNO que el Sistema ICONS asigna a cada Bien nuevo para identificarlo y diferenciarlo dentro del inventario. |
• Cuando ya esté asignado el código de inventario, se continúa con la impresión de las etiquetas de códigos de barra, las que posteriormente deberán ser pegadas físicamente a los bienes cuando éstos se encuentren en la ubicación definitiva que les corresponde.
• En aquellos casos que sea imposible pegar la etiqueta de identificación sobre el Bien, dada su forma, delicadeza o naturaleza material, esta se pega sobre una carpeta destinada para tal fin anotando el motivo respectivo, la cual debe ser guardada por el Responsable del Bien y facilitarla toda vez que le sea solicitada.
• Posteriormente, el Encargado de Activo Fijo revisa que las planchetas hayan sido actualizadas con las incorporaciones, y si verifica que todo está correcto, entonces debe obtener la firma del Responsable para que tome conocimiento de los bienes que fueron adicionados. Asimismo, debe solicitar V°B° del Jefe Directo del Responsable y por último firma él para dar vigencia a la nueva plancheta.
• Finalmente, por cada Bien correctamente ingresado al inventario de Activo Fijo, se tendrá que archivar toda la documentación de respaldo para futuras consultas.