7.4) Incorporación de Activos - Manual de Procedimientos

a) Normativa Especifica

• Se entenderá por Incorporación de Activos, la operación que registra la adición de bienes de uso al Patrimonio de la Universidad.

• Los bienes de uso deben valorizarse, en principio, al Costo de Adquisición o Construcción de los respectivos Bienes, más todos los gastos inherentes a la compra hasta que los bienes queden en condiciones de ser utilizados.

• En el caso de bienes inmuebles, el valor del terreno y el de la edificación deben contabilizarse por separado

• Esta incorporación al Patrimonio puede originarse por:

  • Adquisición directa
  • Leasing
  • Permuta
  • Donaciones
  • Herencias
  • Importaciones
  • Comodatos
  • Reasignación
  • Termino de obras en curso
  • Traspaso desde Bienes por Incorporar (Activación de Bienes)
  • Recepción de bienes en elaboración en talleres propios
  • Recepción de bienes repuestos por funcionarios en compensación de faltantes

 

 

  • Expropiación

 

 • Por cada código de inventario se imprime una etiqueta de identificación que se colocará en un lugar visible y accesible del Bien, con la finalidad de identificarlo a simple vista; y se deberá sustituir cada vez que ésta se maltrate, se despegue o sea ilegible.

b) Procedimiento

• Cuando la documentación llega al Encargado de Activo Fijo, éste la revisa cuidadosamente antes de proceder con el Alta de Bienes en el Sistema ICONS.

• Comienza por registrar el bien en el Módulo de Activo Fijo, donde será de vital importancia toda la documentación de respaldo proporcionada por la Unidad de Adquisiciones y por el Encargado de Cuentas por Pagar.

• Se debe registrar el proveedor, descripción del producto, valor y fecha de adquisición, centro de costo, vida útil, responsable de la custodia y ubicación del bien, entre otros datos importantes para el control posterior de los bienes.

• Una vez completado todos los campos de la pantalla de ingreso y tras grabar la información se genera el correlativo del “Código de Inventario”.

• De acuerdo con el punto anterior, todos los Bienes de Activo Fijo propiedad de la Universidad Arturo Prat, tendrán asignado un número de inventario, el cual estará compuesto por:

010030002003088

EMPRESA

TIPO

GRUPO

ACTIVO

01

003

0002

003088

Los dos primeros dígitos identifican la EMPRESA, que corresponde al Centro Financiero:

01 = IQUIQUE
02 = VICTORIA

Los siguientes tres dígitos identifican al TIPO, que corresponde a la Cuentas de Bienes de Uso, vigentes en Plan de Cuentas de la Universidad. Por ejemplo, Equipos Computacionales.

Los cuatro dígitos siguientes identifican al GRUPO, que corresponde a la diversidad de líneas de productos que se encuentran disponibles en el mercado. Por Ejemplo, Computadores, Escáneres, Impresoras Tinta, Impresoras Láser, etc.

Los seis dígitos finales identifican al CORRELATIVO INTERNO que el Sistema ICONS asigna a cada Bien nuevo para identificarlo y diferenciarlo dentro del inventario.

 

 • Cuando ya esté asignado el código de inventario, se continúa con la impresión de las etiquetas de códigos de barra, las que posteriormente deberán ser pegadas físicamente a los bienes cuando éstos se encuentren en la ubicación definitiva que les corresponde.

• En aquellos casos que sea imposible pegar la etiqueta de identificación sobre el Bien, dada su forma, delicadeza o naturaleza material, esta se pega sobre una carpeta destinada para tal fin anotando el motivo respectivo, la cual debe ser guardada por el Responsable del Bien y facilitarla toda vez que le sea solicitada.

• Posteriormente, el Encargado de Activo Fijo revisa que las planchetas hayan sido actualizadas con las incorporaciones, y si verifica que todo está correcto, entonces debe obtener la firma del Responsable para que tome conocimiento de los bienes que fueron adicionados. Asimismo, debe solicitar V°B° del Jefe Directo del Responsable y por último firma él para dar vigencia a la nueva plancheta.

• Finalmente, por cada Bien correctamente ingresado al inventario de Activo Fijo, se tendrá que archivar toda la documentación de respaldo para futuras consultas.