Un Bien de activo fijo, por diferentes motivos, puede ser trasladado de su sitio habitual en forma temporal o definitiva. En este sentido, todo movimiento que ocurra debe ser informado a la Sección de Activo Fijo mediante el formulario respectivo que lo respalde, de lo contrario se podrían generar trabas que impidan llevarlo a efecto.

Se debe tener presente que el personal de seguridad está autorizado para exigir identificación a toda persona que se encuentre trasladando Bienes de Activo Fijo, quienes tendrán que acreditarse como funcionarios de la Universidad. La Unidad de Equipamiento y Operaciones deberá instruir a la Empresa de Vigilancia Externa sobre la obligación de exigir a las personas que efectúen salida de bienes, los formularios o documentos respectivos.

Los movimientos más comunes que se pueden producir en la Universidad, son los siguientes:

a) Traspaso de Bienes

◘ Se refiere a los MOVIMIENTOS DEFINITIVOS que se producen dentro de un mismo Campus, y que implica el cambio de su ubicación física o de su Responsable. Existen dos tipos de traspaso de bienes:

• Traslado: Cuando el traspaso ocurre entre dependencias de una misma Unidad.

• Transferencia: Cuando el cambio se produce de una Unidad a otra.

◘ La Unidad que entrega el bien deberá completar una Solicitud de Traspaso de Bienes:

• Antecedentes de la Unidad que entrega los bienes

•Responsable y Ubicación Física actual de los bienes

• Detalle de de los bienes traspasados (Descripción, Marca, Modelo, Número de Serie, Código de Inventario, etc.)

•Funcionario que será el Nuevo Responsable de su custodia

• Su nueva Ubicación Física

◘ Se deberá enviar al Encargado de la Sección de Activo Fijo una copia de este documento “Recepcionado Conforme” por el nuevo Responsable de su custodia.

◘ Por otra parte, también deberá indicar claramente el Motivo del Traspaso. El Formulario permite tres opciones:

i. Reemplazo por bienes nuevos: Cuando el Responsable actual compra bienes nuevos para reemplazar los actualmente en uso y escoge a libre albedrío la Unidad o Funcionario a quien beneficiar con los bienes que está desechando.

ii. Innecesario o Desuso: En este caso el Responsable ya no necesita hacer uso del bien, ya sea porque terminó un proyecto y no presta utilidad para otro, o porque posee dos de similares características y sólo ocupa uno, etc.; y por lo tanto decide deshacerse de él, para lo cual escoge a libre albedrío la Unidad o Funcionario a quien beneficiar con este bien que ya no utiliza.

iii. Otro: Este casillero se puede utilizar para todas aquellas instancias que no se ajusten a las anteriores o que sean poco frecuentes, como por ejemplo, la reasignación de bienes que pertenecían a funcionarios desvinculados laboralmente.

◘ La Sección de Activo Fijo verificará el traspaso del bien y procederá a archivar la copia del Formulario, debiendo, posteriormente, actualizar las planchetas de ambas Unidades.

b) Traslado Temporal de Bienes

◘ Se refiere al cambio transitorio de un Bien Inventariable, desde una dependencia a otra, cuyo plazo para la devolución no debe exceder a 20 días hábiles, por lo tanto, no implica cambio definitivo ni de Responsable ni de Unidad.

◘ El funcionario responsable de la custodia del bien, quien autoriza su traslado, deberá enviar, con copia al Encargado de Activo Fijo, un memorando o correo electrónico dirigido al funcionario que asumirá la Responsabilidad de la custodia en la Unidad de destino, indicando claramente:

• Detalles de los bienes trasladados

• El motivo del traslado temporal

• El plazo para que el bien sea retornado a su Unidad de origen

• El Encargado de Activo Fijo procederá a verificar físicamente que el traslado temporal se haya realizado efectivamente. Luego, deberá registrar esta situación en el Sistema de Activo Fijo como información complementaria del código de inventario.

• El funcionario designado como Responsable Temporal deberá firmar la copia del traslado correspondiente, la cual será archivada por el Encargado de Activo Fijo.

• Si el destino del traslado temporal de bienes estuviera fuera del Campus al que están adscritos, entonces, correspondería cumplir el procedimiento de “Salida de Activo Fijos”.

c) Control de Salida de Activos Fijos

◘ Cuando sea necesario trasladar bienes de activo fijo fuera de un Campus, pero dentro de la región, se requiere reportar previamente su movimiento a la Sección de Activo Fijo, mínimo con un día hábil de anticipación, mediante el formulario “Control de Salida de Activos Fijos”. El traslado debe ser transitorio (hasta 60 días hábiles) y por alguno de los siguientes motivos institucionales:

• Actividades de docencia

• Actividades de investigación

• Actividades de extensión universitaria

• Actividades administrativas

• Actos oficiales de la Universidad

• Mantención o reparación

◘ En este documento se debe indicar la descripción del bien (marca, modelo, número de serie, código de inventario asignado, etc.), lugar de destino, persona que lo retira de la Universidad, el motivo de la salida y el tiempo estimado de reingreso a su ubicación original.

◘ Este documento debe ser firmado, en primera instancia, por el Responsable del Bien y por el Funcionario que lo retira desde la Unidad de origen.

◘ Es preciso aclarar que la persona que retira el Bien debe ser funcionario de la Universidad, pudiendo ser el encargado de la actividad externa o quién entregue el Bien a un servicio técnico, aun cuando la entrega se haga dentro de la misma Universidad o en las instalaciones de dicho servicio técnico.

◘ Este documento debe ser presentado a la Sección de Activo Fijo con el Original y dos Copias. El Encargado de esta Sección debe efectuar la verificación física del bien para corroborar los datos registrados en la solicitud.

◘ No se podrá autorizar, bajo ninguna circunstancia, el formulario Control Salida de Activo Fijo que no tenga anotado el código de inventario o el número de serie del bien.

◘ Una vez efectuada esta verificación, el Encargado de Activo Fijo debe firmar el Original y las dos copias, registrando la fecha y hora del retiro.

◘ La distribución del documento será la siguiente:

• Original: Funcionario que efectúa la Salida del Bien.

• Primera Copia: Control de Portería.

• Segunda Copia: Sección de Activo Fijo

◘ Los funcionarios que efectúen Salida de Bienes Inventariables tendrán la obligación de registrar esta Salida por una de las Porterías del Campus.

◘ En Portería, el personal de seguridad debe verificar que el código de inventario corresponda al del bien que es retirado. El guardia deberá retener la primera copia “Control de Portería”, y anotar en el Libro de Novedades el folio del Formulario y todos los detalles del movimiento en cuestión.

◘ Cuando se produzca el reingreso del bien a la Universidad, el funcionario Responsable debe concurrir a la Sección de Activo Fijo, con el original de la solicitud correspondiente, para que el Encargado de la Sección tome conocimiento de la situación y la verifique físicamente.

◘ Una vez efectuada esta verificación el Encargado de Activo Fijo debe firmar y timbrar el Original y su copia de Archivo, registrando la fecha y hora del reingreso.

◘ La Sección de Activo Fijo deberá mantener un archivo especial de control de salida de bienes y pedir al funcionario responsable el reingreso del bien cuando se haya cumplido el plazo autorizado.

d) Control Salidas Especiales de Activo Fijo

◘ Se consideraran como Salidas Especiales de Bienes de Activo Fijo, aquellos movimientos de bienes inventariables que se realizan continuamente fuera de un Campus o que impliquen viajar fuera de la región, sea o no en comisión de servicios.

◘ Para formalizar una Salida Especial, previamente tendrá que estar acreditada por un informe (memorando) del respectivo Jefe de Unidad o Director de Departamento.

◘ El Control Salidas Especiales de Activo Fijo deberá ser completado por el Responsable del Bien, quien tendrá que indicar claramente el motivo que más se ajuste a sus necesidades y fundamentarlo debidamente, además de indicar el plazo por el cual se solicita la autorización.

◘ Una Salida Especial sólo será emitida por cualquiera de los siguientes motivos institucionales:

• Autorización Permanente Para Académicos: Este motivo se aplica a los académicos que habitualmente deben cumplir actividades de docencia, investigación o extensión fuera de la Universidad, y que para desarrollarlas necesitan trasladar algunos bienes de activo fijo que tienen a su cargo, como por ejemplo, computadores personales (notebook), proyectores multimedia, cámaras filmadoras, cámaras fotográficas, etc.

• Autorización Permanente Para Administrativos: A diferencia del anterior, este motivo se aplica a los administrativos, que en el normal cumplimiento de sus funciones institucionales, diariamente o los fines de semana, necesitan trasladar fuera de un Campus Universitario algunos bienes de activo fijo que están a su cargo, generalmente, computadores portátiles.

• Cometido de Funcionario: Aquellos funcionarios que deban trasladar bienes inventariables en el contexto de un Cometido de Funcionario, sea este nacional, internacional o rural, tendrán que informar de su retiro a la Sección de Activo Fijo mediante el formulario Control Salidas Especiales de Activos Fijos, obviamente, marcando este motivo y en el casillero “Objetivo” indicando el destino adonde viaja. Este punto también se aplica a los académicos que deban viajar para perfeccionamiento profesional (Seminarios, Doctorados, Pasantías, Magíster, etc.) y que en razón de sus actividades deban trasladar sus bienes de activo fijo.

• Proyectos Audiovisuales: Este motivo se aplica a las salidas de bienes inventariables realizadas por la Sección de Audiovisuales y cuyo traslado debe ser debidamente informado a la Sección de Activo Fijo. No obstante, el Encargado de la Sección de Audiovisuales igual tendrá la obligación de mantener un “Libro de Circulaciones”, donde se registren las Salidas e Ingresos de cada uno de los bienes. Este libro deberá estar siempre disponible en la Sección de Audiovisuales, ya que podrá ser requerido por los Organismos de Control, tanto internos como externos a la Universidad.

• Régimen de Zona Franca: Se aplica este motivo en el caso de salidas de bienes fuera de la Región que hayan sido adquiridos por el Régimen de Zona Franca. Sin embargo, previamente se tendrá que tramitar ante el Servicio de Aduanas la “Solicitud de Admisión Temporal al Resto del País” (SAT) de dichos bienes.

En las Unidades Descentralizadas este trámite debe ser realizado por el Oficial Administrativo o el Jefe de Administración y Finanzas correspondiente; y en las Unidades Centralizadas este trámite será realizado por la Sección de Activo Fijo.

Para tramitar correctamente este formulario, se tienen que cumplir los siguientes requisitos:

• La descripción de las especies se hará indicando: nombre del artículo, marca, modelo, número de serie y cualquier otra característica que sea destacable.

• Presentar en cuatro ejemplares:

• Original: Sección Control

• 1ra. Copia: Avanzada de Salida

• 2da. Copia: Avanzada de Retorno

• 3ra. Copia: Interesado (Para Retirar Garantía)

• Firmado y Timbrado por el Representante Legal de la Universidad (Sr. Rector).

• Presentar el SAT de 08:30 a 09:30 hrs., en la Dirección Regional de Aduanas.

◘ Adjuntar Fotocopia de Factura o SRF, para acreditar la propiedad del Bien; o en su defecto, reemplazarla por una Declaración Jurada Notarial, indicando el motivo de la omisión de los documentos del proveedor, la descripción del bien en cuestión y el valor total de la compra (podrá ser corregido por Aduana).

◘ Adjuntar Letra de Cambio, legalizada ante Notario, extendida a la Orden de “FISCO DE CHILE, DIRECCION DE ADUANAS DE IQUIQUE”, por el valor de la especie expresado en dólares americanos. También se deben indicar los datos de la Universidad (Razón Social, Rut, Dirección y Ciudad).

Dicha Solicitud de Admisión Temporal (SAT) se entrega por un plazo máximo de 90 días, el cual podría ser prorrogado por el Director Regional de Aduana, según lo que dictamine, considerando las facultades que la ley le confiere, hasta otros 90 días. Esta prórroga tendrá lugar cuando existan razones justificadas para que los bienes permanezcan fuera de la Primera Región y nuevamente tendrá que ser tramitada por El Encargado de Activo Fijo, Oficial Administrativo o Jefe de Administración y Finanzas, según corresponda, a más tardar cinco días hábiles antes del vencimiento del plazo. Debido a lo anterior, se tendrá que confirmar con el Jefe Directo la llegada del funcionario, a fin de cumplir con este trámite si fuera necesario, ya que de otro modo la Universidad sería multada por incumplimiento del procedimiento, el cual se haría extensible al Responsable del bien.

Cabe destacar que el Servicio de Aduanas tendrá la facultad de rechazar la petición de prorroga.

• Una vez establecido el motivo institucional de la Salida Especial, tendrá que enunciar el “OBJETIVO” que se pretende lograr manteniendo los bienes en terreno y durante el periodo determinado.

• El plazo máximo de la Salida Especial no podrá exceder el 31 de diciembre de cada año. No obstante, si al año siguiente es necesario mantener la autorización, entonces se tendrá que renovar de la misma manera en que fue solicitada (a excepción del SAT).

• Este documento debe ser firmado, en primera instancia, por el Responsable del Bien y por el Jefe de la Unidad respectiva y debe ser presentado a la Sección de Activo Fijo con un mínimo de dos días hábiles de anticipación y por triplicado. Se distribuye de la siguiente manera:

◘ Interesado (Funcionario que efectúa la Salida del Bien).

◘ Control Portería.

◘ Encargado de Activo Fijo.

• Después que el Encargado de esta Sección haya recibido las copias, procederá a la verificación física del bien para corroborar los datos registrados en la solicitud.

• No se podrá autorizar, bajo ninguna circunstancia, el formulario Control Salidas Especiales de Activo Fijo que no tenga anotado el código de inventario o el número de serie del bien o que no venga acompañada de la acreditación del Jefe de la Unidad.

• Una vez efectuada esta verificación, el Encargado de Activo Fijo debe firmar las copias para autorizar, en última instancia, la salida de los bienes indicados en la solicitud.

• Los funcionarios que efectúen Salida de Bienes Inventariables tendrán la obligación de registrar esta Salida por una de las Porterías del Campus.

• En Portería, el personal de seguridad debe verificar que el código de inventario corresponda al del bien que es retirado. El guardia deberá retener una copia, y anotar en el Libro de Novedades el folio del Formulario y todos los detalles del movimiento en cuestión.

• En los casos que se haya cursado una Salida Especial por Régimen de Zona Franca, se debe tener presente que cuando los bienes sean reingresados a la Región, existe la obligación de tramitar en la Aduana correspondiente el registro de los bienes. Esta responsabilidad será del funcionario que los tuvo a cargo durante el cometido funcionario.

• En el caso de los bienes cuyo reingreso se produce en forma desfasada del funcionario que lo tiene a su cargo, existirá la obligación por parte de éste, o del Jefe de Unidad o del Jefe de Proyecto respectivo, de informar a la Sección de Activo Fijo, Oficial Administrativo o Jefe de Administración y Finanzas, para los efectos de realizar el trámite correspondiente ante el Servicio de Aduana.

• Los Directores, Jefes de Unidades o Jefes de Proyectos o demás funcionarios que hayan solicitado la Salida de Admisión Temporal y que no informen oportunamente el reingreso de los bienes, serán responsables de las sanciones, multas e intereses que la Universidad deba pagar por el incumplimiento de las disposiciones legales vigentes, estando obligados a reintegrar en forma inmediata el total de las multas e intereses.

• En este sentido, será responsabilidad de los Oficiales Administrativos o Jefes de Administración y Finanzas, el despachar oportunamente a la Sección de Activo de Fijo, toda la documentación relacionada con los tramites aduaneros realizados.

• Cuando se produzca el reingreso del bien a la Universidad, el funcionario Responsable debe concurrir a la Sección de Activo Fijo, con su copia de la solicitud correspondiente, para que el Encargado de la Sección tome conocimiento de la situación y la verifique físicamente.

• Una vez efectuada esta verificación el Encargado de Activo Fijo debe firmar y timbrar ambas copias, registrando la fecha y hora del reingreso.

• La Sección de Activo Fijo deberá mantener un archivo especial de control de salida de bienes y pedir al funcionario responsable el reingreso del bien cuando se haya cumplido el plazo autorizado.

e) Desvinculación Laboral de Funcionarios

• Cuando está en proceso la desvinculación de un funcionario, la Sección de Activo Fijo debe completar una parte del “Informe de Cargo”, emitido por la Unidad de Recursos Humanos, a fin de reportar que la persona que se retira ha dejado regularizada su situación sobre los bienes de activo fijo que tenía a su cargo.

• Generalmente, los bienes de activo fijo asignados al funcionario desvinculado, deben ser traspasados al Jefe de Unidad o Director de Departamento, hasta que éste designe a un nuevo Responsable para dichos bienes.

• Antes de firmar el Informe de Cargo, el Encargado de Activo Fijo debe verificar la existencia y el estado actual de los bienes, sólo así dará su V°B° a la entrega de los bienes.

• Sin embargo, si el estado de algún Bien es defectuoso debido al manejo del Responsable o no se encuentra físicamente, se deberá dejar constancia de este hecho en el Informe de Cargo y luego firmar y timbrar, a efectos de que la Unidad de Recursos Humanos tome las medidas que correspondan sobre el particular.

• Cuando se defina quién asumirá la Responsabilidad de los Bienes, el Encargado de Activo Fijo deberá actualizar las planchetas de la Unidad donde se produjo el movimiento de bienes.