1. ADQUISICION Y RESGUARDO DE EQUIPOS PORTATILES

1.1. GENERALIDADES

Son innumerables las razones que pueden motivar el cambio de un computador de escritorio por un moderno computador portátil (Notebook o Laptop), sin embargo, cualquiera de ellas se puede ver facilitada por la escasa diferencia de precio que existe actualmente entre ambos equipos, y por las destacadas ventajas que caracterizan a un computador portátil:

 En este contexto, la Universidad no se ha quedado ajena a esta creciente tendencia y paulatinamente, pero de manera sistemática, se ha producido una migración de equipos de escritorio a computadores portátiles, lo cual se está dando a todo nivel jerárquico y cada vez que existe un motivo justificado para ello. Asimismo, también se está invirtiendo en otros equipos electrónicos que son utilizados para los fines institucionales, como por ejemplo, proyectores multimedia y cámaras fotográficas digitales, que en virtud de sus dimensiones y especificaciones técnicas son fácilmente transportables.

Debido a lo anterior, se hace necesario establecer un Procedimiento Especifico para los bienes que pueden ser definidos como Equipos Portátiles, ya que la inversión realizada también es directamente proporcional, por lo tanto, debe ser estrictamente controlada y documentada por la Sección de Activo Fijo, en cuya labor se pide el máximo de colaboración de todos los funcionarios de la Corporación.

A continuación se detallan las etapas de este Procedimiento Específico:

1.2. OBJETIVO

Este procedimiento establece las acciones específicas que se deben seguir para la adquisición no sólo de notebooks o laptops, sino también de cualquier otro equipo portátil que será utilizado por los funcionarios de la Universidad, como por ejemplo, proyectores multimedia, cámaras de video, cámaras fotográficas, etc.

1.3. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable en todas las Sedes, Centros e Institutos que dependan jerárquicamente de la Rectoría de la Casa Central de Iquique.

1.4. REQUISICION

Se debe utilizar el correspondiente Formato de Requisición y completarlo normalmente, pero debiendo indicar, obligatoriamente, quien será el Responsable del Bien y cual será su Ubicación Física definitiva (Dependencia). Se de recordar que no se aceptarán las Requisiciones que hayan omitido alguno de estos datos.

1.5. ORDEN DE COMPRA

Como ya fue mencionado con anterioridad, toda compra debe ser cursada a través del Portal Chilecompra y teniendo en cuenta los Procedimientos vigentes sobre Compra de Bienes y Servicios y la Ley de Compras Públicas N° 19.886.

Por otra parte, cuando el Encargado de Adquisiciones tenga que asignar la cuenta presupuestaria en la Orden de Compra, debe considerar los criterios vigentes de Activación de Bienes, a fin de establecer si serán tratados como bienes de Inversión Real, Control Administrativo o Gasto.

Por ejemplo, consideremos el caso de una Requisición por $1.390.000, para la compra de tres computadores portátiles. Uno de ellos cuesta $550.000 y los otros dos $420.000 cada uno, entonces, tendremos que la imputación de cuentas debe quedar como sigue:

♦ Criterios de Activación de Bienes:

• Sobre 15 UTM se activan como Inversión Real.

• Entre 2 y 15 UTM se activan como Control Administrativo.

• Menos de 2 UTM no se activan porque constituyen Gasto.

• Las excepciones, que son aquellos equipos y enseres que cuesten menos de 2 UTM y que están mencionadas en el Capitulo 3.b.IV, se activarán como Control Administrativo.

♦ Valor de la UTM: $ 35.648 (Julio 2008)

♦ ACER ASPIRE 4920 DUAL CORE $550.000 (15,43 UTM), CADA UNO

♦ HP 530 CORE DUO T2600E $420.000 (11,78 UTM), CADA UNO

1.6. RECEPCION DEL DESPACHO Y ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE ACTIVO FIJO

Posteriormente a todos los tramites que debe realizar el Encargado de Adquisiciones para concretar la compra del bien, deberá establecer la mecánica para el despacho de los mismos cuando sean distribuidos por el proveedor.

En el caso de equipos portátiles, por seguridad, SIEMPRE deben ser despachados al funcionario que firmó la Requisición, debiendo asegurase el Encargado de Adquisiciones correspondiente, que el Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo sea firmada por el Funcionario que tendrá a cargo el equipo portátil en cuestión, y cuyos datos deben coincidir con los indicados en la Requisición asociada.

Cuando por algún motivo, el Responsable indicado en la Requisición no fuera el mismo que firma el Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo, se tendrá que dejar constancia de esto en el recuadro de Observaciones de dicha Acta.

Una vez firmada el Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo, el Encargado de Adquisiciones debe completar la sección de la Solicitud de Incorporación de Activo Fijo que le corresponde, para luego enviar al Encargado de Cuentas por Pagar toda la documentación que respalda la compra de los bienes.

1.7. DEVENGADO DE LA FACTURA

Sobre la base de la documentación recopilada y enviada por el Encargado de Adquisiciones, el Encargado de Cuentas por Pagar tendrá que contabilizar la Factura del Proveedor, poniendo especial atención en los Criterios de Activación para poder determinar la cuenta contable que debe utilizar en el asiento del devengado. Siguiendo con el ejemplo anterior, el devengo quedaría de la siguiente manera:

♦ Criterios de Activación de Bienes:

• Sobre 15 UTM se activan como Inversión Real.

• Entre 2 y 15 UTM se activan como Control Administrativo.

• Menos de 2 UTM no se activan porque constituyen Gasto.

• Las excepciones, que son aquellos equipos y enseres que cuesten menos de 2 UTM y que están mencionadas en el Capitulo 3.b.IV, se activarán como Control Administrativo.

♦ Valor de la UTM: $ 35.648 (Julio 2008)

♦ ACER ASPIRE 4920 DUAL CORE $550.000 (15,43 UTM), CADA UNO

• INVERSION REAL EN EL PRESUPUESTO

• INVERSION REAL EN LA CONTABILIDAD

♦ HP 530 CORE DUO T2600E $420.000 (11,78 UTM), CADA UNO

• INVERSION REAL EN EL PRESUPUESTO

• GASTO CON CONTROL ADMINISTRATIVO EN LA CONTABILIDAD

 Posteriormente, se debe anexar el Comprobante de Traspaso a todo el legajo anterior y en este mismo acto se tiene que enviar, a la Sección de Activo Fijo, una FOTOCOPIA de todos los documentos que componen dicho legajo. La entrega podrá hacerse vía memorando o Libreta de Correspondencia.

1.8. MOVIMIENTOS DE BIENES

Todos los funcionarios, sin distinción de cargo o rango, deben ser capaces de comprender que cada vez que se compran bienes para ponerlos al servicio de la Comunidad Universitaria, no es la Universidad quien los compra sino EL ESTADO DE CHILE, por lo mismo, se dice que los Bienes del Activo Fijo de una empresa pública, como es la Universidad Arturo Prat, constituyen BIENES FISCALES.

En este sentido, es incorrecto que algunos funcionarios se “adueñen” de los equipos portátiles entregados a su cargo. Por ejemplo, algunos se atribuyen incluso el privilegio de llevárselos diariamente para su domicilio particular, sin dar cuenta de ello ni siquiera a su Jefe Directo o a la Sección de Activo Fijo, en circunstancias que lo correcto era haber pedido la autorización correspondiente mediante el formulario Control Salidas Especiales de Activo Fijo, para que pudieran realizar legítimamente movimientos de esta naturaleza.

Cuando se requiera movilizar un equipo portátil, se deben tomar en cuenta los siguientes factores:

1.8.1. TRASPASO

Para que un funcionario pueda ceder permanentemente su actual equipo portátil a otro funcionario de la Universidad, obligatoriamente tendrá que completar la Solicitud Traspaso de Bienes, siguiendo las pautas del “Punto 7.7).a” del presente Manual de Procedimientos y que va con copia a la sección de Activo Fijo. Cabe recordar que el motivo del traspaso debe ser preciso y si lo prefiere, puede utilizar el campo “Otro” y fundamentar en el recuadro “Observaciones” del mismo formulario.

1.8.2. TRASLADO

Recordamos que el Traslado sólo puede ocurrir dentro de un Campus. En este caso se utiliza un memorando, que va con copia a la Sección de activo Fijo, para dejar constancia del movimiento que se hará del equipo portátil. También se aplican las pautas del “Punto 7.7).b” del presente Manual de Procedimientos.

1.8.3. SALIDAS

Si el equipo portátil debe ser enviado a un servicio técnico, ya sea por garantía o cualquier otro motivo, se debe dar aviso a la Sección de Activo Fijo mediante el formulario Control de Salida de Activo Fijo, completándolo conforme a las pautas del “Punto 7.7).c” del presente Manual de Procedimientos.

1.8.4. SALIDAS ESPECIALES

Se aplican las mismas pautas del “Punto 7.7).d” del presente Manual de Procedimientos.

1.8.5. SINIESTROS

Cuando un equipo portátil sea victima de un siniestro de cualquier naturaleza, el Responsable deberá hacer la denuncia ante Carabineros de Chile, inmediatamente después de tomar conocimiento del suceso. Una vez hecha la denuncia, y con el objeto de iniciar la tramitación del seguro correspondiente, tendrá que notificar a la Sección de Activo Fijo enviándole una copia del parte. Si no tuviera copia del parte, tendrá que preparar un “Relato de los Hechos” que podrá adjuntar a un Memorando dirigido al Encargado de esta Sección. En el Memorando se tienen que indicar los datos del Responsable y del bien siniestrado. Se deben seguir los pasos estipulados en el “Punto 7.12” del presente Manual de Procedimientos.

1.8.6. BAJA

Cuando sea necesario dar de baja un equipo portátil, se debe tramitar oportunamente el Informe Técnico Especializado, cuyo costo tendrá que cargarse al centro de costo correspondiente de la Unidad a la que pertenece el Responsable del equipo. Posteriormente, siguiendo las pautas del “Punto 7.13” del presente Manual de Procedimientos, se tendrá que enviar la Solicitud de Baja a la Sección de Activo Fijo, con la cual se podrá cursar la Petición de Baja a Secretaría General, sobre cuya base se emite el decreto que autoriza la baja y por ende su rebaja del Inventario y del Patrimonio de la Universidad.

2. CONSEJOS PARA LA PROTECCION DEL EQUIPOS PORTATILES

2.1. Uso en dependencias del Campus

Por causa de la connotación tecnológica de un equipo portátil, especialmente notebook y similares, en cualquier momento puede sufrir un siniestro, aunque tampoco está exento de sufrir algún desperfecto en el hardware o software.

Por consiguiente, a continuación se entrega una serie de consejos que ayudan a potenciar el cuidado de un equipo portátil:

a) Anotar datos de identificación en el inventario

Lo primero que debe hacer un funcionario que reciba un equipo portátil a su cargo es anotar en un lugar seguro el Código de Barras que lo identifica en el Inventario del Activo Fijo y el Número de Serie que lo individualiza del resto. Estos datos son fundamentales para iniciar los trámites con la compañía de seguros en caso de ser afectado por algún siniestro.

b) Protección física

Cuando el funcionario tiene que salir temporalmente de la dependencia donde trabaja con el equipo portátil, se pueden asegurar con un candado especial para equipos portátiles, aparte de dejar la puerta con llave, obviamente.

c) Protección lógica

En el caso de computadores portátiles, deben ser desactivados los casilleros que permiten recordar los nombres de usuario y contraseñas, tanto en el Sistema Operativo (Windows, por ejemplo) como en otras aplicaciones que pueda utilizar cada usuario. Esto no debería preocupar a nadie, ya que con la práctica se memorizan naturalmente, lo cual permite que cuando sea necesario ingresarlos se puedan recordar sin problemas.

También es recomendable que cuando se aleje del computador portátil, que active el bloqueo de sesión con las teclas “Control+Alt+Suprimir y botón Bloquear Equipo”.

d) Respaldar Información Importante

Se debe realizar una copia de seguridad de aquellos datos más importantes que guarde en el equipo portátil (correo electrónico, informes, fotografías institucionales, etc.), debiendo ser actualizados periódicamente para tener la certeza de contar con la versión más reciente. Los respaldos pueden ser grabados en Cd, Dvd, Pendrive, Disco duro externo, entre otos.

e) Salidas del Campus

Si existe una razón que obligue al funcionario a salir del Campus portando un equipo portátil, deberá esforzarse en no llamar la atención sobre él. Una alternativa, en el caso de computadores portátiles, es cambiar el típico bolso por una mochila especial que no alerte sobre su contenido.

2.2. Uso en Cometido de Funcionarios

Muchos funcionarios que viajan por motivos institucionales, prefieren el uso de computadores portátiles porque son pequeños y fácilmente transportables. Pero al mismo tiempo que se aprovechan esas ventajas se deben asumir una serie de compromisos y observar algunos cuidados que serán garantes de protección de la inversión que lleva consigo. Algunos de ellos también son aplicables al resto de los equipos portátiles (proyectores multimedia, cámaras fotográficas, etc.).

a) Aplicar sugerencias del punto anterior

Las sugerencias entregadas para el uso en dependencias, también son extensibles en caso de viajes por Comisiones de Servicio.

b) Oculte el equipo portátil.

Se insiste en desestimar el uso de bolsos para llevar el computador portátil. En su lugar, se puede usar una mochila que evite llamar la atención.

En el avión u otro medio de transporte, no dejarlo en el portaequipajes, ya que es preferible mantenerlo cerca y no perderlo de vista.

En lugares públicos se debe evitar ostentar o exhibir descuidadamente el equipo portátil o peor aún, despreocuparse y dejarlo solo en la mesa de un restaurante o centro de Internet. Lo anterior también incluye las habitaciones de hoteles y salones donde se desarrollen conferencias o seminarios.

En caso de tener que dejarlo en un vehículo, hay que cerciorarse que nadie observa la manipulación desde afuera y luego se puede esconder debajo de un asiento o cubrirlo con algo que disimule su apariencia.

c) Proteja su información.

En el caso de computadores portátiles, el usuario debería proteger sus archivos utilizando alguna herramienta de software que le permita cifrar su información, ya que ciertos datos pueden valer más que el propio computador portátil. Para obtener más detalles de cómo hacer esto, se debe consultar con la Unidad de Soporte Institucional.

d) Tranquilidad en los controles de seguridad

Conservar la calma y no perder de vista el equipo portátil cuando sea revisado por el personal de seguridad, ya sea por inspección visual en las aduanas o en los escáneres de los aeropuertos.

e) Cuidado con los posibles curiosos.

Toda vez que se deba trabajar con información sensible o contraseñas, hay que asegurarse que no hayan curiosos mirando por sobre el hombro, ya que los fraudes informáticos suelen nacer de situaciones como esta. Con mayor razón, el usuario deberá tener cuidado cuando se conecte remotamente con la Corporación, pues en este caso también estará en riesgo la información corporativa que se maneja en el computador portátil.