a) Inventario Físico

• La Sección de Activo Fijo deberá programar recuentos físicos en cada Unidad, los cuales serán tomados con la participación de funcionarios responsables de la misma Unidad.

• El recuento físico de bienes tiene el propósito de verificar la existencia de los bienes asignados en las distintas dependencias de la Universidad.

• Preferentemente, el inventario se hará sin previo aviso y se realizará mediante:

• Inventarios parciales de bienes estratégicos, de manera periódica y rotativa.

• Inventarios totales cada cierto tiempo.

• Para establecer las posibles diferencias, la información capturada en terreno, ya sea validando un Maestro de Bienes impreso o utilizando el Formulario Toma de Inventario Físico o mediante un lector de código de barras, tendrá que ser comparada con los registros que posee la Sección de Activo Fijo.

• En consecuencia, se podrá utilizar cualquier técnica o recurso que permita establecer un adecuado control físico de los bienes de la Universidad, valiéndose para ello de todas las tecnologías disponibles en la actualidad.

• El Jefe de Contabilidad podrá solicitar al Oficial Administrativo o al Jefe de Administración y Finanzas, que realice la Toma de Inventarios de su Departamento o Sede, respectivamente.

• Se debe verificar la existencia o el estado de las etiquetas de Código de Inventario y pegar las que no existan o sustituir aquellas que estén dañadas o ilegibles.

• Asimismo, tendrá que verificarse la asignación de Responsables y Ubicaciones Físicas, y realizar las correcciones o actualizaciones que se hayan detectado.

b) Asignación de Responsables de Bienes

• El Resguardo Individual tiene por objeto mantener un mejor control y brindar una custodia más efectiva sobre los bienes de activo fijo, procurando que sean utilizados sólo para los fines institucionales previstos para cada uno de ellos.

• El Responsable de Bienes de Activo Fijo también se encargará de velar por el buen estado de conservación de los mismos, principalmente, cuando se trate de equipos específicos o delicados, en cuyo caso será su responsabilidad leer los instructivos o manuales que vengan con el producto y que expliquen estas materias. De este modo, él evitará asumir los daños provocados como consecuencia de un uso negligente o despreocupado.

• Además, tendrá que reportar a la Sección de Activo Fijo, mediante la tramitación de los formularios respectivos, cualquier acontecimiento que los involucre, tales como siniestros o situaciones riesgosas, traslados temporales o definitivos, etc.

• Como se comentó, el resguardo individual es asumido por el Responsable designado, mediante la firma del Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo, la cual deberá contener la siguiente información:

• Del Responsable Asignado: Nombre Completo, Cédula de Identidad, Cargo que Desempeña, Dirección Jerárquica, Unidad a la que Pertenece.

• De los Bienes: Código de Inventario, Descripción del Bien (Marca, Modelo, etc.), Número de Serie, Código de Ubicación Física, Nombre de la Dependencia.

• De la Documentación Asociada: Rut del Proveedor, Razón Social, Factura del Proveedor, Fecha de Compra, Solicitud de Incorporación

• Conformidad y V°B°: Nombre y Firma del Responsable de Bienes, del Jefe de Unidad Responsable y del Encargado de Activo Fijo.

• Cuando se trate de bienes con uso compartido por dos o más funcionarios, el Jefe de Unidad o Director de Departamento deberá decidir quien asumirá la responsabilidad ante la Universidad. Sin embargo, cuando no sea posible tal definición, será el mismo Jefe de Unidad o Director de Departamento quien se Responsabilice por los bienes en cuestión.

• Todo funcionario deberá conservar una copia de cada Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo que firme, ya que de esta manera podrá comparar y validar la Plancheta que le corresponde.

• Asimismo, tendrá que solicitar la actualización de su Plancheta cuando se produzcan movimientos de los bienes que tiene a cargo; o bien, solicitar que se corrija cuando aparezcan bienes que no son de su responsabilidad o no estén respaldados por algún Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo firmada por él. Esto último lo puede solicitar al Encargado de Activo Fijo mediante Memorando con V°B° de su Jefe de Unidad o Director de Departamento.

• Cuando se contrate nuevo personal, se debe confeccionar el Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo inmediatamente después de haber sido asignado los bienes que utilizará en el normal desarrollo de sus funciones.

• Cuando un funcionario se desvincule de la Universidad, será la Sección de Activo Fijo, la que se encargue de liberarlo del resguardo mediante la firma del Informe de Cargo, el cual se envía a la Unidad de Recursos Humanos para los efectos financieros a que haya lugar.

• Cuando un bien sea objeto de un siniestrado, el Responsable deberá dar aviso de inmediato a la Unidad de Equipamiento y Operaciones para que administre todos los temas de seguridad que amerite el caso.

• Posteriormente, a fin de que se inicien los trámites con la compañía de seguros, tendrá que enviar al Encargado de Activo Fijo una copia del parte, o en su defecto, redactar una relación de los hechos y enviársela acompañada de un memorando donde se indiquen los detalles del siniestro.

• Cuando un funcionario extravíe un bien, que debido a las circunstancias del siniestro no encuentre cobertura en las pólizas de seguro contratadas, deberá cumplir con las formalidades legales que puede aplicar la autoridad competente, que generalmente obligan al Responsable que compense el daño ocasionado mediante la reposición del bien, ya sea por uno igual o de características similares al extraviado o por el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igual o equivalente.

• Las Planchetas deben llevar una cláusula de compromiso, la cual, sobre la base de todo lo expuesto en este punto, quedará constituida por el siguiente texto:

 c) Aplicación de Garantía de Proveedores

• El Encargado de Adquisiciones, mediante el Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo, tendrá que informar a la Sección de Activo Fijo, sin excepción, el periodo de Garantía que establece el proveedor para cada Bien de activo fijo adquirido.

• El Encargado de Activo Fijo registrará en el ICONS la duración de la garantía para futuras consultas por parte de los Responsables.

• Cuando los bienes de activo fijo presenten fallas que afecten su funcionamiento, dentro de este período, el proveedor deberá encargarse de su reparación, sin costo alguno para la Universidad, llegando incluso al reemplazo del bien en cuestión.

• Con el bien en estas circunstancias, el Responsable asignado tendrá que consultar al Encargado de Activo Fijo, mediante correo electrónico o memorando, por la vigencia de su garantía, indicando para ello el código de inventario.

• En caso de que la garantía se encuentre vigente, el Encargado de Activo Fijo, responderá al Responsable del Bien, indicando el número y fecha de la Orden de Compra con el cual fue adquirido.

• Con esta información, el Responsable del Bien deberá coordinar con el Encargado de Adquisiciones si la aplicación de la garantía se hará en las dependencias de la Universidad o en el servicio técnico del proveedor.

• Según sea el caso, la Unidad de Adquisiciones y la Unidad de Equipamiento y Operaciones, deberán coordinar el traslado del bien, supervisar la ejecución del servicio, revisar el resultado y retornar el bien a la dependencia del Responsable asignado.

d) Pólizas de Seguros y Otras Medidas de Protección

• La Dirección de Finanzas en conjunto con la Jefatura de Contabilidad serán las responsables de llevar a cabo el proceso de Licitación para el aseguramiento de los bienes de activo fijo que más convenga a la Universidad.

• Por su parte los Jefes de Administración y Finanzas de las Sedes, deberán contar con sus Inventarios de bienes de activo fijo debidamente actualizados y verificados físicamente, de manera tal que, al solicitarles dicha información, se cuente con datos veraces para proceder con la elaboración de las Bases Técnicas necesarias para la correcta publicación de la Licitación de Seguros.

• La Sección de Activo Fijo debe canalizar ante la Corredora de Seguros, todas las notificaciones de siniestros que afecten a los bienes que integran el activo fijo de la Universidad.

• Actualmente la Universidad cuenta con Pólizas de Seguros que cubren diversos tipos de siniestros que podrían afectar a los bienes institucionales, por ejemplo, las siguientes:

• Todas las Unidades Descentralizadas deberán solicitar por escrito al Jefe de Contabilidad, con copia al Encargado de Activo de Fijo, la incorporación en las pólizas de los nuevos bienes adquiridos con posterioridad al inicio del contrato con la Compañía de Seguros.

• Los Directores de Departamentos y los Jefes de Unidad deberán adoptar las medidas de seguridad normales mínimas que protejan a los bienes del activo fijo de algún daño o perjuicio (alarma contra robo e incendio, extintores, vigilancia, cerraduras, etc.).

• El procedimiento y pormenores para reclamación de seguros se describe en la etapa final del ciclo de vida del activo fijo.

e) Sistema Computacional ICONS

• El Sistema de Gestión Institucional permite, en forma automatizada, llevar el control contable y el registro de cada bien. Este sistema permite contabilizar, revalorizar, depreciar y emitir informes de control.

• Las bases de datos del Sistema serán alimentadas con toda la información que envíen, mediante los formularios respectivos, los diversos estamentos de la Universidad.