Es importante tener presente que el Estatuto Administrativo, en el artículo 55 letra k) establece como obligación de cada funcionario: "Denunciar ante el Ministerio Público, o ante la Policía si no hubiere Fiscalía en el lugar en que el funcionario presta servicios, con la debida prontitud, los crímenes o simples delitos y a la autoridad competente los hechos de carácter irregular de que tome conocimiento en el ejercicio de su cargo".  

a) Definiciones  

• Siniestro: Todo daño causado por un hecho súbito, accidental e imprevisto, ocurrido dentro del período de vigencia de la póliza, cuyas consecuencias estén total o parcialmente cubiertas. Se considerará como un solo y único siniestro el conjunto de daños y/o perjuicios derivados de una misma causa.

• Hurto: Apropiación ilegitima de lo bienes ajenos, contra la voluntad de su dueño, sin intimidación en las personas ni fuerza en las cosas.

• Robo: Apoderarse de los bienes ajenos empleando fuerza en las cosas o bien violencia o intimidación en las personas.

• Daño: Detrimento o destrucción de los bienes o en perjuicio de ellos, causados voluntaria o involuntariamente.

• Deducible: Es la suma de dinero después de la cual empieza la protección del seguro y que se descontará de la indemnización que corresponda. En otras palabras, cuando ocurre un siniestro, el asegurado asume las pérdidas hasta el límite del deducible y la aseguradora cubre el resto, hasta el límite de la póliza.  

b) Procedimiento

• Una vez ocurrido un siniestro o inmediatamente después de haber detectado el hurto, robo o daño, el Funcionario Responsable del Bien debe redactar una Relación de los Hechos, poniendo énfasis en la explicación de detalles, mención de evidencias y descripción de los bienes siniestrados. Posteriormente, mediante un memorando o por correo electrónico, la envía a los siguientes mandos jerárquicos:

i. Jefe Directo de la Unidad Administrativa o Académica, para que éste le comunique lo sucedido al Señor Rector, con el objeto de solicitar la emisión del Decreto que ordene instruir la Investigación Sumaria Administrativa (ISA) correspondiente. Esta solicitud de ISA debe ser enviada con copia al Secretario General, al Director de Administración y Desarrollo, al Jefe de Contabilidad y al Encargado de Activo Fijo.

ii. Coordinador de Siniestros, dirigiéndose a la casilla de correo siniestros.iquique@unap.cl. En Iquique esta función es ejercida por el Supervisor de Seguridad, y por el Jefe de Administración y Finanzas, en las Sedes de la Zona Norte. La casilla electrónica personal de cada uno la pueden buscar en la Intranet: /kb/fonos.pl.

iii. Encargado de Activo Fijo. Si utiliza la casilla siniestros.iquique@unap.cl, le llegará una copia de la Notificación automáticamente, en su defecto, tendrá que buscar la casilla personal en la Intranet: /kb/fonos.pl

• Ante la ocurrencia de un Hurto o Robo, el Coordinador de Siniestros tendrá que cerciorarse de que el Responsable del Bien haga la denuncia en Carabineros, o cuando éste no pueda concurrir por razones de fuerza mayor, será él quien deba realizarla. No obstante, cualquiera sea el caso, este último tendrá que pedir la copia respectiva del parte para entregársela a la Sección de Activo Fijo.

• Ante la ocurrencia de un Daño, se dejará una constancia en Carabineros y el Coordinador de Siniestros solicitará el número de la constancia.

• Los antecedentes que generalmente se entregan en las declaraciones son los siguientes:

◘ Lugar del siniestro

◘ Día y hora del suceso

◘ Tipo de siniestro y causas conocidas

◘ Descripción de los bienes afectados

◘ Monto aproximado de los daños

• Posteriormente, cuando sea notificado, el Coordinador de Siniestros debe concurrir a ratificar la denuncia ante la respectiva Fiscalía o Ministerio Público.

• Por otra parte, el Coordinador de Siniestros debe prever la conservación de los restos o vestigios que puedan demostrar la ocurrencia y magnitud del siniestro al inspector de la Compañía Liquidadora de Seguros.

• De no ser posible lo anterior, sobre todo cuando las reparaciones sean de carácter urgente a objeto de evitar daños mayores, el Coordinador de Siniestros debe preparar una sesión fotográfica de los daños para que sirva de fundamento evidente al Relato de los Hechos.

• En los siniestros cuya causa sea el Hurto o Robo, el Responsable del Bien deberá entregar al menos una Cotización de un producto equivalente al que ha sido siniestrado. No obstante, al tratarse de un producto discontinuado u obsoleto, podrá cotizar un producto de tecnología o características superiores.

• El Coordinador de Siniestros, en conjunto con el Responsable del Bien, deberá elaborar una relación de los daños para poder determinar que el costo total de las pérdidas no sea inferior al deducible pactado en la póliza, ya que de ser así, no procedería la indemnización.

• Seguidamente, mediante correo electrónico dirigido al Corredor de Seguros y al Encargado de Activo Fijo, tendrá que hacer denuncio del suceso, adjuntando el Parte de Carabineros (escaneado o en su defecto enviarlo por Fax) y el Relato de los Hechos.

• Cuando se trate de un Daño, el Encargado de Activo Fijo deberá solicitar por escrito al Responsable del Bien la siguiente documentación:

i. Informe Técnico Especializado: Deben evaluarse los daños en cualquier Servicio Técnico Especializado en la Marca o en el Tipo de Producto en cuestión. Dicho informe debe indicar con exactitud el Diagnóstico y la Solución del Problema.

ii. Presupuesto: Cabe mencionar que si la solución implica la reparación del Bien, entonces, el Informe Técnico Especializado deberá incluir un Presupuesto donde se indique por separado:

• El costo el costo de los repuestos

• El costo de la mano de obra asociada a la reparación

• El periodo de garantía

iii. Cotización: También deberá solicitar una Cotización de un producto nuevo y de similares características al siniestrado.

• El Encargado de Activo Fijo tendrá que localizar las copias de Facturas que corresponden a los bienes siniestrados:

i. En las Unidades Centralizadas, podrá apoyarse en las Unidades de Adquisiciones y Tesorería a fin de recopilar la documentación que permite identificar el bien siniestrado.

ii. En las Unidades Descentralizadas, podrá solicitarlas al Oficial Administrativo correspondiente (Departamentos Académicos).

iii. En las Sedes, el Coordinador de Siniestros las debe procurar con quien corresponda, particularmente, de aquellos bienes que los Departamentos Académicos hayan entregado a las Carreras o Proyectos que le competen.  

• Durante la visita del Liquidador de Seguros, el Coordinador de Siniestros debe facilitar la investigación del siniestro y recibir el Acta de Inspección y Solicitud de Antecedentes.

• En todas las Unidades Descentralizadas, el Jefe de Administración y Finanzas deberá confeccionar, de acuerdo con el procedimiento vigente, la Solicitud de Baja de los bienes siniestrados. En las Unidades Centralizadas de la Casa Central, esta función la cumple el Encargado de Activo Fijo, conforme a la información proporcionada por el Coordinador de Siniestros de Iquique y por el Responsable del Bien siniestrado.

• Las actividades antes mencionadas se desarrollarán en forma paralela a la solicitud del decreto que debe autorizar el sumario respectivo, siempre y cuando correspondiese.