Comprende la parte final del ciclo de vida de un activo fijo. En esta instancia, los bienes dados de baja dejaran de ser afectados por la depreciación y por la corrección monetaria, y serán retirados de los libros contables.  

a) Normativa Específica  

• Se entenderá por Baja de Bienes de activo Fijo la operación que registra la eliminación de un bien inventariable del Patrimonio de la Universidad.

• Toda vez que un Bien haya dejado de prestar utilidad, la Unidad Responsable podrá solicitar su baja argumentando alguno de los siguientes motivos:

◘ Baja con Enajenación

◘ Baja sin Enajenación  

I. Baja con enajenación Corresponde a la Venta de Bienes de Activo Fijo. Generalmente, se trata de bienes en calidad de baja, pero que en virtud de su buen estado de conservación y obedeciendo al cumplimiento de las leyes vigentes, la Universidad decide enajenarlos mediante licitación pública, licitación privada, subasta pública o venta directa. Sin embargo, pese que la Unidad solicitante no podrá valorizar el bien, si podrá sugerir un valor de venta, pero será el Comité de Baja quien decidirá el precio de venta en última instancia.  

II. Baja sin enajenación Se produce cuando los bienes son transferidos a título gratuito, devueltos o destruidos totalmente. Los casos más comunes son los que siguen:

• Siniestros de Diversa Naturaleza. Además del hurto, robo o daño, cuyos detalles ya fueron comentados en el Procedimiento de Siniestros; también se incluyen, por ejemplo, incendios, terremotos, tsunami, entre otros.

• Mal Estado. Condición de un bien cuando no puede ser puesto en marcha con la estructura y/o el sistema de encendido que viene de fábrica, y que tampoco es posible repararlos para recuperar su funcionamiento.

• Falla Técnica o Deterioro. Se da por la variación entre una característica de los componentes y las especificaciones técnicas del fabricante, la cual afecta negativamente a la calidad del artículo, lo cual se traduce en una serie de errores lógicos o mecánicos que afectan su correcto desempeño.

• Innecesario o Desuso. Por lo general, son bienes que no hacen falta para cumplir los objetivos actuales de la Unidad o que fueron adquiridos por administraciones anteriores con alguna finalidad valida en su momento, pero que ya no prestan ningún servicio a la nueva organización.

• Obsolescencia o Cambio de Tecnología. Entran en esta categoría todos los bienes que tengan carácter de inadecuado a las circunstancias tecnológicas actuales, por lo cual, se produce la obligación de cambiarlos a la brevedad posible.

• Donación por Término de Proyectos. Cesión gratuita de bienes en calidad de baja y que la Universidad realiza exclusivamente a personas jurídicas o instituciones sin fines de lucro. Una vez decretada la donación solicitada, por ningún motivo los bienes podrán ser enajenados por alguna forma de venta.

• Existirá un Comité de Baja y Enajenación, integrado por el Secretario General, el Director General de Administración y Desarrollo y el Encargado de Activo Fijo, quien actuará como secretario.

• La tarea de este Comité será estudiar toda Solicitud de Baja sobre la base de los antecedentes que se adjunten, teniendo facultad para aprobar, rechazar o modificar parte o la totalidad de una solicitud.

• Posteriormente, sin no hay objeciones, autorizará las bajas, con o sin enajenación, y en este ultimo caso, determinará el precio y demás condiciones de la venta.

• Tratándose de muebles valiosos, será necesario que el Rector autorice la enajenación, precio y condiciones de venta.

• Una vez aprobada la Baja de los Bienes, el Comité recomendará alguna de las siguientes medidas, que pueden o no coincidir con los motivos de la solicitud original:

◘ Enajenación a través de subasta pública, licitación privada, licitación pública o venta directa, según sea decretado oportunamente.

◘ Donación a Instituciones de Servicio Público o Social, Escuelas o Liceos, Hospitales, Juntas de Vecinos, Bomberos, o a cualquier otra entidad similar que, sin fines de lucro, persiga metas de interés social.

◘ Reciclaje de partes y piezas, por lo cual los bienes permanecerán en la Universidad para que contribuyan a la reparación de otros Bienes de uso.

◘ Destrucción total de los bienes dados de baja.

• Las donaciones se perfeccionan mediante un Acta de Entrega y Aceptación, suscrita por el Encargado de Activo Fijo y por el representante de la entidad favorecida con ella.

• La destrucción total se sugiere cuando su traspaso o enajenación sea razonablemente inconveniente por existir alguna posibilidad de uso ilícito, cuando no existan interesados en la enajenación o donación y cuando el Bien dado de baja estuviere expuesto a ser suplantado dolosamente por especies nuevas de características y marcas similares.

• Resulta fundamental que la Unidad de Soporte y la Unidad de Equipamiento y Operaciones, adhiera el sello “Calidad de Baja” a todos los bienes que consideren poco rentable repararlos o que por uno u otro motivo, debidamente fundamentado, resultara antieconómico mantenerlos en servicio dentro de la Universidad.

• Es indispensable completar la Solicitud de Baja y adjuntar a ella los antecedentes que justifiquen la baja de activos institucionales (Denuncia de Robo o Hurto, Constancia de Daño, Informe Técnico Especializado, Certificado de Soporte Técnico y de Operaciones, etc.).

• Además, el Jefe de Soporte Técnico deberá aprobar en el Certificado de Soporte Técnico y de Operaciones, la “Calidad de Baja” de aquellos equipos computacionales o Audiovisuales que fueran considerados obsoletos o que quieran darse de baja por cambio de tecnología.

• Cuando se hayan adquirido bienes de activo fijo con fondos de un proyecto, pero que al termino de éste, las cláusulas del contrato obliguen a devolver los bienes a la contraparte capitalista, el Jefe de Proyecto tendrá que completar la Solicitud de Baja indicando en ella que se trata de una “Donación de Bienes de Activo Fijo”. De esta manera se podrá regularizar en la contabilidad la rebaja relacionada con dichos bienes.

• Los ingresos percibidos por las enajenaciones se contabilizarán en la cuenta de fondos generales de la Universidad.  

b) Procedimiento

♦ Lo primero que debe tener claro una Unidad Académica o Administrativa, interesada en dar de baja algún Bien de activo fijo, es identificar el motivo que la justifica.

♦ Después, el Responsable del Bien tendrá que confeccionar una Solicitud de Baja por cada uno de los motivos por los que puede dar de baja un bien de activo fijo.

♦ Dependiendo del motivo seleccionado, será necesario cumplir con diversos requisitos:

• Venta de Bienes de Activo Fijo: Cuando una Unidad solicitante quiera resarcirse de la baja de los bienes, entonces deberá presentar una Solicitud de Baja marcando el motivo “Propuesta para Enajenación de Bienes”, y en el cuadro de “Observaciones”, se deben indicar los motivos para la enajenación y sugerir un precio al Comité de Baja.

• Siniestros de Diversa Naturaleza: En las Sedes, el Coordinador de Siniestros debe solicitar al Responsable del bien la Solicitud de Baja correspondiente, marcada con la opción “Hurto, Robo o Daño”, y adjuntar la respectiva copia del denuncio. Los documentos deben ser enviados al Encargado de Activo Fijo por Oficina de Partes o a la casilla de correo siniestros.iquique@unap.cl.

• Falla Técnica o Deterioro: El Responsable del Bien, después de recibir el Certificado de Soporte Técnico y Operaciones, y constatar, si fuera el caso, que el equipo no tiene reparación o no se justifica la misma, deberá completar la Solicitud de Baja marcando la opción “Falla Técnica o Deterioro”. Los documentos deben ser enviados al Encargado de Activo Fijo por Oficina de Partes o a la casilla de correo activo.fijo@unap.cl. Todo lo indicado en este punto, también se aplica a los bienes en Mal Estado.

• Innecesario o Desuso: Cualquier Unidad Administrativa o Académica que quiera deshacerse de bienes que no utilice, pero que se encuentren en condiciones de seguir siendo utilizados, podrá pedir el retiro de dichos bienes, para lo cual el Jefe de Unidad deberá preparar un memorando donde fundamente esta petición. También tendrá que adjuntar la Solicitud de Baja correspondiente, marcando la opción “Innecesario o Desuso”. Ambos documentos deben ser dirigidos, ya sea por Oficina de Partes o por correo electrónico, al Jefe de Soporte Técnico, cuando se trate de equipos computacionales o electrónicos o al Jefe de Equipamiento y Operaciones, cuando se trate de maquinarias, herramientas o mobiliario. Posteriormente, la Jefatura Técnica que corresponda, deberá completar el Certificado de Soporte Técnico y Operaciones y finalmente, enviar los tres documentos al Encargado de Activo Fijo, ya sea por Oficina de Partes o a la casilla de correo activo.fijo@unap.cl, a fin de que esta Sección pueda tramitar el destino final de los bienes.

• Obsolescencia o Cambio de Tecnología: La Unidad de Informática, La Unidad de Equipamiento y Operaciones, La Unidad de Audiovisuales y El Departamento de Formación Técnica, cada uno dentro de su campo de acción, son las únicas Unidades autorizadas para determinar que un equipo debe ser renovado aduciendo que está obsoleto o que es necesario reemplazarlo por motivos de “cambio de tecnología”. Para formalizar un cambio de este tipo, el Jefe de Unidad que corresponda, deberá completar la Solicitud de Baja marcando la opción “Obsolescencia o Cambio de Tecnología” y adjuntar el correspondiente Certificado de Soporte Técnico y Operaciones, el cual debe fundamentar dicho diagnóstico específico. Posteriormente, ambos documentos deben ser enviados al encargado de Activo Fijo, ya sea por Oficina de Partes o a la casilla de correo activo.fijo@unap.cl, a fin de concluir el proceso de Baja.

• Donación por Término de Proyecto: Cada vez que una Unidad Administrativa o Académica termine un Proyecto, cuyo convenio obligue a la UNAP a devolver a su contraparte los bienes comprados con los fondos aportados por dicho Proyecto, pese haber sido contabilizados como Activo Fijo institucional, el Jefe de Proyecto tendrá que completar la Solicitud de Baja marcando la opción “Donación por Término de Proyecto” e informar en el párrafo “Observaciones” los detalles del Proyecto en cuestión.

También tendrá que confeccionar una Relación de los Bienes donde especifique el “Estado de Conservación” de cada uno de ellos (Bueno, Malo o Regular) y deberá firmarlo y timbrarlo para formalizar la entrega, y avalar así la tenencia responsable de los mismos.

Cabe señalar, que sólo en este caso, dicha Relación eximirá al Jefe de Proyecto de pedir el “Certificado de Soporte Técnico y Operaciones”. Posteriormente, ambos documentos deben ser enviados al Encargado de Activo Fijo por Oficina de Partes o a la casilla de correo activo.fijo@unap.cl, a fin de concluir el proceso de Baja.

♦ Cuando la Sección de Activo Fijo recibe una Solicitud de Baja, independientemente del motivo que la origine, incluso si viene respaldada con el correspondiente CERTIFICADO DE SOPORTE TECNICO Y OPERACIONES, tendrá que evaluarlas y dictaminar si los bienes pueden ser reutilizables por otra Unidad, o bien, si procede su baja definitiva.

♦ Si se dictamina que son reutilizables se procede al almacenaje en un lugar común, si se encuentran dentro de la misma área geográfica. Luego serán publicados en la Página Web Institucional, durante un periodo de 60 días, para que vía Internet los distintos estamentos de la Universidad puedan consultar y reservar los bienes que le interesen, debiendo inscribir su pedido oportunamente. Según la hora y fecha de inscripción se elaborará un orden de interés para determinar las preferencias en la asignación de los bienes.

♦ Aquellos bienes publicados que no fueran solicitados dentro de los 60 días, la Sección de Activo Fijo procederá a la baja definitiva y a su posterior donación, preferentemente a personas jurídicas y específicamente a instituciones sin fines de lucro.

♦ La Sección de Activo Fijo deberá proceder a emitir El Informe de Petición de Baja, el cual se distribuirá con tres copias:

• Primera Copia: Para trámites con Secretaría General

• Segunda Copia: Archivo de Sección de Activo Fijo

• Tercera Copia: Archivo del Interesado

♦ La Sección de Activo Fijo tomará el valor actualizado del bien, es decir, su valor de adquisición más revalorizaciones y depreciaciones aplicadas en cada periodo y procederá a informar la baja a la Unidad de Contabilidad, para los efectos de registrar la disminución del activo de la Universidad.

♦ En los casos de Investigación Sumaria o Sumario Administrativo en que se determine responsabilidad del funcionario a cargo de la custodia del bien, éste deberá restituirlo por otro de iguales características, dentro del plazo de 30 días calendario, contados desde que se notifique al funcionario. El Decreto que aplique sanción al funcionario deberá tener Toma de Razón de Contraloría Regional. En circunstancias calificadas la Dirección General de Finanzas podrá determinar un mayor plazo al funcionario para la restitución del Bien.