INCORPORACIONES DE BIENES DE ACTIVO FIJO

Se entiende por incorporación de bienes de activo fijo a las diversas modalidades o formas en que puede llegar un bien de activo fijo a la empresa. Entre ellas:

♦ Compra o adquisición

♦ Donación o Herencia

♦ Elaboración de Bienes Muebles

♦ Obras e Instalaciones en Curso

♦ Leasing

1. Compra o adquisición

♦ En el “Punto 7.2)” del presente Manual de Procedimientos, se explica el proceso para la compra local de activos fijos.

♦ Otra alternativa de compra la constituye el proceso de importaciones de activos fijos. En este caso es preciso indicar que su diferencia principal con el proceso de compra local, radica en que el proveedor se encuentra en el extranjero, lo cual obliga a pasos adicionales que debe realizar y coordinar la Unidad de Adquisiciones:

• Tramitar licencia de importación.

• Tramitar la exención de impuestos.

• Coordinar el despacho para que llegue a Chile según lo convenido.

• Tramitar con el Servicio de Aduana, tanto la nacionalización de la mercadería como la entrega de la carga.

• Cancelar todos los costos asociados a la importación.

• Una vez entregada la carga a la Universidad, el Encargado de Adquisiciones deberá seguir con lo estipulado en el “Punto 7.2)”, específicamente, en lo referido al despacho y entrega de los bienes a los Responsables indicados en la requisición correspondiente.

2. Donación o Herencia

♦ La Donación, se entiende como la acción mediante la cual se transfieren, gratuitamente, una parte o la totalidad de bienes presentes.

♦ La Herencia, jurídicamente, se entiende como la práctica de traspasar propiedades, títulos y obligaciones luego de la muerte de una persona.

♦ Antes de registrar un activo fijo recibido en donación, se debe tener en cuenta si existen las condiciones que la empresa deba cumplir con relación a dicho activo, ya que si hay dudas de poder cumplirlas, no sería prudente registrar el bien como propio.

♦ En el caso de Bienes Inventariables, que la Universidad reciba por Donaciones o Herencias, corresponderá al Director de Sede, de Instituto, de Departamento, de Escuela, Jefe de la Unidad o Jefe de Proyecto, informar al Secretario General para que recabe la aceptación de la Junta Directiva, dictándose así el Decreto correspondiente.

♦ La Dirección General de Finanzas instruirá al Jefe de Contabilidad para su ingreso al patrimonio de la Universidad.

♦ La Unidad de Contabilidad procederá a contabilizar el ingreso del bien y enviará a la Sección de Activo Fijo los antecedentes para que registre su ingreso en el Sistema ICONS.

♦ Una vez ingresado estos bienes al Sistema ICONS, la Dirección General de Finanzas, a través de la Unidad de Contabilidad, deberá gestionar la contratación de los Seguros que correspondan.

♦ En el caso de existir pérdidas por robos u otros siniestros sobre bienes recibidos en donación a los Programas de Docencia, Investigación o Extensión y que hayan sido usados sin informarse a Secretaría General y/o a la Dirección General de Finanzas, para los efectos de la contratación de los Seguros, serán los Directores de Sede, de Institutos, de Departamentos, Jefes de Unidad o Jefes de Proyectos, los responsables directos de esta situación. Debido a lo anterior, ellos tendrán la obligación de restituir los bienes siniestrados, o bien su valor correspondiente.

♦ Cuando la Donación o Herencia señalada corresponda a bienes inmuebles o a vehículos, se deberá consignar el Valor de la Tasación Fiscal Vigente en los antecedentes que acreditan dicha donación o herencia.

♦ Cuando se trate de bienes no especificados en los puntos anteriores y de los cuales se desconozca su valor, éste será estimado por el Jefe de la Unidad de Contabilidad conjuntamente con el Encargado de Activo Fijo. El valor determinado deberá tener en cuenta el estado de conservación, utilidad de la especie y posible valor comercial. Se estimará además la vida útil del bien.

♦ De acuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la ley Nº 18.681, las donaciones sólo podrán ser destinadas a financiar:

• Adquisición de inmuebles: edificios y terrenos para usar en beneficio de la docencia, de las investigaciones o de la extensión propia de la institución.

• Adquisición de equipamiento: equipos y mobiliario que se usa en toda dependencia de la institución donde se imparta docencia o se realice investigación.

• Readecuación de la infraestructura para apoyar el perfeccionamiento académico: construcciones, remodelaciones y reparaciones de inmuebles de la institución que se ocupen para impartir clases, desarrollar investigaciones y salas de estudio. Asimismo, implica financiar becas de estudio para los académicos y estudiantes, y la realización de seminarios para el mismo fin.

• Proyectos de investigación: dentro de los proyectos de investigación también se estima el financiamiento de traspaso de conocimientos y la difusión de lo obtenido. Por lo tanto, se contemplan actividades de extensión cultural que impliquen un enriquecimiento de la cultura de la comunidad por algo generado internamente en la institución.

♦ Por otra parte, esta ley también otorga un beneficio tributario a la empresa donante, aunque para acreditarlo tendrá que exigir a la Institución Donataria un Certificado de Donación.

♦ En este sentido, la Universidad Arturo Prat sólo emitirá el Certificado de Donación una vez que se haya materializado el aporte y éste se encuentre debidamente contabilizado en el Sistema ICONS. Este documento se distribuye en Original y dos copias:

• Original - Donante: Se despacha al representante legal de la empresa donante, a la dirección indicada en el certificado.

• 1ra. Copia - Ministerio de Educación: Se despacha al MINEDUC.

• 2da. Copia – Talón: Queda archivado en la Unidad de Contabilidad.

3. Elaboración de Bienes Muebles

La confección en los talleres de la Universidad de elementos tales como estantes, repisas, sillas, escritorios y otros de naturaleza similar. También comprende el armado de equipos computacionales, que se realiza en la Sección Soporte Técnico de Informática.

3.1. Elaboración de Mobiliario y Elementos Afines:

♦ La adquisición de materiales debe ser solicitada por requisición a la Unidad de Adquisiciones, mediante el procedimiento normal de compras. En casos justificados y debidamente autorizados, la compra de los materiales se podrá efectuar mediante Fondos por Rendir.

♦ Tanto en la Requisición como en el Fondo por Rendir, se debe indicar el Código de Gestión y de Proyecto donde se imputará el monto de la inversión. Se deberá indicar además que dichos materiales serán utilizados en la elaboración de mobiliario.

♦ La Orden de Compra deberá ser imputado a la cuenta “1240108000 - Muebles y Afines en Elaboración”.

♦ La factura correspondiente a esa Orden de Compra, se devengará de la siguiente manera:

♦ El pago de la factura se hará con cargo al ítem de presupuesto:

♦ Una vez terminado el bien, el Jefe de la Unidad de Equipamiento y Operaciones deberá enviar al Encargado de Cuentas por Pagar el Informe de Bienes Terminados para Activación.

♦ Este informe deberá contener el detalle de los materiales utilizados, el costo total, el detalle de los bienes que se han confeccionado, el valor estimado de cada uno de ellos, el lugar físico donde serán asignados y el funcionario responsable de su custodia.

♦ El Encargado de Cuentas por Pagar, procederá a la regularización contable correspondiente, es decir, efectuará la “Activación” de la siguiente manera:

 ♦ Posteriormente, se envían los antecedentes a la Sección de Activo Fijo, para que sean ingresados y codificados en el Sistema de Activo Fijo.

3.2. Armado de Equipos Computacionales

♦ En este caso será aplicable todo lo dispuesto en el procedimiento anterior. La responsabilidad del informe final que debe ser enviado al Encargado de Cuentas por Pagar corresponderá al Jefe de la Unidad de Informática y Comunicaciones.

4. Obras e Instalaciones en Curso

Se entenderá por “Obras e Instalaciones en Curso”, a las diferentes etapas que se producen en la construcción de una edificación o instalación, desde su inicio hasta que el bien se encuentra en condiciones técnicas y legales para ser traspasados a Edificaciones o instalaciones, lo cual se materializará cuando la Obra se encuentre totalmente terminada. Las cuentas contables que se deben utilizar para la “Activación” de la obra terminada son las siguientes:

• 4440101000 - Edificaciones en Terrenos Propios

• 4440102000 - Edificaciones en Terrenos en Comodato

• 4441101000 - Instalaciones

• 4444601000 - Remodelaciones e Infraestructuras

Las Obras e Instalaciones en Curso pueden ser tanto aquellas cuyos insumos, materiales y mano de obra sean costeados directamente por la Universidad, como también las Obras e Instalaciones en Curso cuya construcción esté completamente a cargo de empresas contratistas externas.

4.1. Obras o Instalaciones en Curso Costeadas por la Universidad

♦ La adquisición de materiales debe ser solicitada por requisición a la Unidad de Adquisiciones, mediante el procedimiento normal de compras. En la Requisición se debe indicar el código de gestión y de proyecto donde se imputará el costo de la inversión. Se deberá indicar además que dichos materiales serán utilizados en la construcción de obras o instalaciones institucionales.

♦ La Orden de Compra deberá ser imputada a la cuenta “1240306000 Obras e Instalaciones en Curso”.

♦ La factura correspondiente a esa Orden de Compra, se devengará de la siguiente manera:

♦ El pago de la factura se hará con cargo al ítem de presupuesto:

 ♦ Una vez terminado el bien, el Jefe de la Unidad de Operaciones deberá enviar al Encargado de Cuentas por Pagar el Informe de Recepción Definitiva de la Obra.

♦ El Encargado de Cuentas por Pagar, procederá a la regularización contable correspondiente, es decir, efectuará la “Activación” de la siguiente manera:

♦ Posteriormente, se envían los antecedentes a la Sección de Activo Fijo, para que sean ingresados y codificados en el Sistema de Activo Fijo.

4.2. Obras e Instalaciones en Curso Adjudicadas a Empresas Contratistas Externas

♦ La empresa contratista enviará a la Unidad de Equipamiento y Operaciones los Estados de Pagos correspondientes. Estos estados de pagos deberán contar con la aprobación de la Inspección Técnica de Obras y de la Dirección de Administración y Desarrollo Institucional.

♦ Será responsabilidad de esta última Dirección Superior, incluir con cada Estado de Pago, una copia del Contrato firmado por las partes y del Decreto que lo autoriza.

♦ Es importante señalar que con cada Estado de Pago se debe indicar cuando sea necesario aplicar algún descuento, conforme a lo convenido en el Contrato correspondiente.

♦ La Unidad de Presupuesto deberá revisar los estados de pago y enviarlos con Visto Bueno al Encargado de Cuentas por Pagar.

♦ El Encargado de Cuentas por Pagar contabilizará los Estados de Pago de la siguiente manera:

♦ En esta etapa el Encargado de Cuentas por Pagar deberá cerciorarse de si el Contrato estipula algún descuento por Garantía, ya que de ser así, tendrá que aplicarlo en el “Calendario de Pagos” a fin de que quede reflejado en el devengo del documento.

♦ La Unidad de Tesorería procederá a efectuar el pago correspondiente.

 ♦ Una vez terminada la Obra, la Unidad de Equipamiento y Operaciones, deberá enviar al Encargado de Cuentas por Pagar el Informe de Recepción Definitiva de la Obra.

♦ El Encargado de Cuentas por Pagar, procederá a la regularización contable correspondiente, es decir, efectuará la “Activación” de la siguiente manera: 

♦ Posteriormente, se envían los antecedentes a la Sección de Activo Fijo, para que sean ingresados y codificados en el Sistema de Activo Fijo.

5. Bienes en Préstamos o Comodato

♦ En el caso de los bienes que la Universidad entregue en Préstamo o Comodato a otras instituciones, será obligación del Directivo responsable, Jefe de Unidad o Jefe de Proyecto informar a la Sección de Activo Fijo. Dicho préstamo o comodato deberá estar autorizado por la Dirección General de Finanzas. La Sección de Activo Fijo deberá registrar esta condición en el Sistema de Activo Fijo, actualizando sus códigos de ubicación.

♦ En el caso de los bienes que la Universidad reciba en Préstamo o Comodato desde otras instituciones, el Directivo responsable, jefe de Unidad o Jefe de Proyecto deberá informar a la Sección de Activo Fijo, la cual deberá verificar la existencia física de los bienes y codificarlos con un distintivo que indique la condición de bienes recibidos en comodato o préstamo.

♦ Los bienes señalados en el presente procedimiento deberán ser registrados además por la Unidad de Contabilidad en las respectivas cuentas de orden.

6. Leasing

♦ Un "Leese" es un contrato mediante el cual una persona (Lessor o arrendador) natural o jurídica, traspasa a otra (Lessee o arrendataria) el derecho a usar un bien físico a cambio de alguna compensación, generalmente un pago periódico y por un tiempo determinado, al término del cual el arrendatario tiene la opción de comprar el bien, renovar el contrato o devolver el bien.

♦ Las operaciones “Leasing” están reguladas por el Boletín Técnico No. 22.