Presentación

La Unidad de Coordinación Institucional ejercerá la función de representante institucional de la UNAP ante MECESUP y FDI, así como frente a otras fuentes de financiamiento público y/o privado, y como de asesor al desarrollo y ejecución de Proyectos. Para el desarrollo de estos, la Unidad de Coordinación Institucional ejercerá las funciones de Gestión Financiera de Proyectos.

Funcionalidad

Las actividades correspondientes a las diferentes funciones dela Unidad de Coordinación Institucional son, entre otras:

Función de Gestión Financiera de Proyectos

1. Realizar el control de fondos de los proyectos, incluyendo las tareas asociadas a apertura financiera, confección y mantención de memorias de cálculo, entre otras.
2. Emitir y gestionar documentos legales de la universidad, como órdenes de compra por ICON y Mercado Público, así como la recepción de garantías.
3. Generar documentos oficiales de la Universidad, incluyendo la emisión semestral de informes financieros de las diferentes etapas de los proyectos y la rendición trimestral de cuentas al MINEDUC, entre otras.
4. Ejecutar trámites nuevos. y otros, como apertura de cuentas corrientes para proyectos

Función de Seguimiento y Evaluación de Proyectos

1. Asegurar que los proyectos cumplan los requisitos de postulación, alcance de actividades y plazos de ejecución.
2. Controlar el seguimiento de los proyectos a través de la solicitud de informes mensuales y reuniones periódicas, con el fin de velar por el adecuado cumplimiento de los objetivos de cada proyecto.
3. Llevar los registros físicos y digitales de todos los proyectos y convenios, de acuerdo a lo requerido del MINEDUC, contraloría y sujeto a control de auditoría.
4. Asesorar a todos los directores de programas y proyectos en temas relacionados a los procedimientos asociado a la ejecución de los mismos.
5. Realizar seguimiento y evaluar periódicamente los Planes de Mejora, planes de Mejora institucional y Proyectos, cautelando el adecuado cumplimiento de los compromisos institucionales relacionado con la ejecución de los mismos.
6. Coordinar la presentación de proyectos institucionales ante MINEDUC. Y remitirlo a quienes corresponda.
7. Emitir informes de auditorías cada vez que éstas se realicen y remitirlo a quienes corresponda.

Función de Adquisiciones

1. Gestionar y asesorar las adquisiciones de proyectos MINEDUC adjudicados.
2. Gestionar compra de bienes, servicios, obras y capacitaciones a través de Mercado Público.
3. Asesorar a directores de proyectos en materias de adquisiciones.
4. Programar acciones correctivas en caso de retrasos en procedimientos de adquisiciones.
5. Gestionar y coordinar los requerimientos de los usuarios, para la adecuada provisión de bienes y servicios.
6. Administrar los procesos de compras, de acuerdo a sus distintas modalidades y supervisar su ejecución.
7. Realizar seguimiento y gestión de los indicadores de compra.
8. Recepcionar bienes, controlar inventarios, y elaborar actas de entrega para activos fijos.

Función de Coordinación en la Formulación de Proyectos

1. Liderar los procesos de identificación, evaluación, formulación y presentación de proyectos e iniciativas orientadas al logro de los objetivos estratégicos institucionales.
2. Generar instancias de desarrollo de proyectos al interior y exterior de la universidad.
3. Elaborar informes a requerimiento de la Dirección General de planificación y Desarrollo.