El Encargado de la Oficina de Partes es un funcionario que depende directamente del Secretario General y que en el cumplimiento de sus funciones debe:

1) Dirigir la Oficina de Partes.

2) Cumplir con las normas y/o instrucciones relativas al registro, foliación, despacho, entrega y recepción de la documentación interna y externa que se tramita, envía o se recibe en la Universidad.

3) Instruir en forma precisa al funcionario que desempeñe la función de estafeta, sobre el traslado, entrega y recepción de la correspondencia.

4) velar por la máxima agilidad del sistema a su cargo y por la seguridad y resguardo de los documentos que transmita.

5) Proponer al Secretario General los mecanismos que permitan optimizar la tramitación de la correspondencia interna y externa.

6) Supervigilar el desempeño de los diversos encargados, de la recepción, registro, resguardo, despacho y distribución de la correspondencia y documentación, designados en los distintos Campus y dependencias de la Universidad.

7) Recepcionar, registrar y despachar los materiales que la Unidad de Adquisiciones remita a los diversos Campus o dependencias.

8) Llevar ordenados y actualizados, los siguientes registros:

a) Carpetas de Registro de Recepción de correspondencia para las diferentes Unidades y Servicios.

b) Registro o (s) de despacho local.

c) Registros de despacho nacional.

d) Registros de despacho de correspondencia al extranjero.

e) Registros de despacho de encomiendas.

f) Registros de correspondencia interna por unidad o servicio.

g) Timbres de registro y foliación.

h) Valija (s) de correspondencia, etc.

9) Cumplir con las demás funciones que le encomiende el Secretario General.