Se entiende por EROGACION cualquier transacción que implique el pago de una suma de dinero (desembolso) o que se comprometa para un pago futuro. Las erogaciones se clasifican en:

• CAPITALIZABLES. Representan una Inversión y son aquellas que:

• Aumentan el valor del activo, ya sea en cantidad (ampliación) o calidad (mejora)

• Aumenta la vida útil del Bien.

• NO CAPITALIZABLES. Son aquellas que no aumentan el valor ni la vida útil del bien y por lo tanto son Gastos del Período y representan deducciones del patrimonio.

En consecuencia, se puede afirmar que todo Bien de activo fijo a lo largo de su vida útil, de una u otra manera, genera desembolsos posteriores a la Universidad, ya sea por mejoras, reparaciones o mantenimiento de los mismos. El tratamiento contable de dichos desembolsos dependerá del efecto que tengan éstos sobre el Bien en cuestión ya que sólo hay dos formas de contabilizarlos: INVERSION O GASTO.

Sin embargo, al momento de resolver si un desembolso corresponde a una u otra clasificación puede resultar complicado decidir en cada caso especifico. En la teoría contable existen ciertas pautas que ayudan a diferenciar entre inversión y gasto:

a) Erogaciones Capitalizables (Inversión)

• Adquisiciones originales, extensiones o adiciones y reparaciones extraordinarias. Ejemplos:

• Propiedades o bienes nuevos.

• Extensión de bienes ya existentes que incrementa su capacidad productiva.

• Restauración de bienes comprados deteriorados hasta dejarlos en situación de funcionamiento normal.

• Renovaciones o reemplazos. Ejemplos:

• Renovación o reemplazos totales de una unidad.

• Renovaciones o reemplazos de parte importante de una unidad, que puede alterar la naturaleza del bien, incrementar la calidad o extender su vida más allá de la estimación inicial.

• Alteraciones (remodelación)

b) Erogaciones No Capitalizables (Gastos)

• Las erogaciones que no incrementan la calidad o la capacidad de un Bien

• No aumentan la vida útil del Bien.

• Los costos de instalaciones con duración menor a un año.

• Las erogaciones de bajo monto o que representan cambios menores en bienes existentes.

• Cuando exista duda razonable, la erogación debe ser considerada como gasto.

A continuación se presentan algunas de las principales situaciones sobre estos desembolsos:

a) Adiciones

Las Adiciones o ampliaciones representan nuevos activos fijos que se agregan al Bien Original, como por ejemplo, la construcción de pisos adicionales en un edificio, la instalación de una bomba de agua para un pabellón o la construcción de una nueva dependencia dentro de un pabellón preexistente. En estos casos, los costos que han generado las adiciones deben ser capitalizados (Inversión) por lo que incrementan el costo del activo fijo.

b) Mejoras

Las Mejoras implican una inversión originada por el cambio estructural de un Bien, sustituyendo ciertas partes o piezas por otras de calidad superior, pero sin que pierda su individualidad, y con el fin de elevar su calidad tecnológica, aumentar la capacidad o eficiencia del mismo o ampliar su vida útil y con ello optimizar su funcionamiento o dejarlo en condiciones de prestar un mejor servicio.

Las mejoras aumentan la calidad del Bien a diferencia de las adiciones que aumentan su cantidad. Por ejemplo, el cambio del motor de gasolinero a petrolero de un automóvil es considerado como una mejora. Igualmente lo es una reparación mayor del motor, que permite usar el vehículo 150.000 kilómetros adicionales.

c) Reemplazos

Los Reemplazos o Reposiciones Vitales son cambios de partes o piezas con el propósito de que el bien pueda quedar en condiciones de normal funcionamiento y cuyo monto es significativo. Este cambio se produce cuando ni el mantenimiento ni las reparaciones rutinarias han sido suficientes para que el Bien se mantenga operativo.

El reemplazo implica en cierto modo una mejora, pero a diferencia de ella la nueva parte o pieza no es mejor que la anterior cuando esta última fue adquirida. Por ejemplo, cuando falla un monitor SVGA convencional de 15 pulgadas y se cambia por uno nuevo pero de similares características.

d) Reparaciones extraordinarias

Las reparaciones extraordinarias no se realizan de manera frecuente y están constituidas por desembolsos necesarios para que el Bien, aparte de quedar en condiciones de normal funcionamiento, prolongue su vida útil original, aunque con ello, pueden o no incrementar la eficiencia del Bien.

Por lo general implican un desembolso significativo que debe ser considerado una Mejora y, por lo tanto, una Inversión. Por ejemplo, el cambio de motor de un vehículo, la renovación del sistema eléctrico de una planta, el cambio del sistema de agua y desagüe de un edificio; también son reparaciones extraordinarias la restauración de vehículos antiguos (Overhaul) o de Monumentos Nacionales.

Las reparaciones de carácter extraordinario deben ser cargadas al costo del activo fijo, incrementándolo. De esta manera, el valor neto en libros ahora resulta mayor y debe ser depreciado en los años de vida útil que le quedan al Bien. Si la reparación ha incrementado la vida útil del activo, debe recalcularse el cronograma de depreciación para los siguientes periodos.

e) Mantenimiento y Reparaciones

El Mantenimiento comprende aquellos gastos realizados para preservar las capacidades de funcionamiento o rendimiento de los bienes, evitando así que estas disminuyan con el paso del tiempo o a consecuencia del desgaste generado por el uso, además de prevenir una posible reparación posterior. Por ejemplo, forman parte del mantenimiento la lubricación y limpieza de partes y piezas, las tareas de aseo y ornato de jardines y calles, etc.

Las Reparaciones comprenden aquellos gastos realizados en los arreglos de rutina o recurrentes de un Bien, sin que ello aumente su vida útil o amplié su capacidad de servicio o la eficiencia del mismo, es decir, sólo sirven para mantenerlo en condiciones normales de funcionamiento y en su estado actual, o bien lo restablecen para que trabaje correctamente.

Por ejemplo, se consideran reparaciones el cambio de una pieza que por desgaste o daño debe ser repuesta (cambiada) o compuesta, tal como suele ocurrir con los neumáticos de un vehículo. También se consideran como reparaciones el costo de desabollar y pintar un auto, su afinamiento, pintar las paredes de una dependencia, etc.

En conclusión, Los desembolsos imponderables que incrementan el valor original del bien, deberán ser activados siempre que aumenten los beneficios futuros del mismo. Estos beneficios serán considerados Inversión cuando prolonguen la vida útil del Bien, aumente la cantidad de unidades producidas (rendimiento) o incremente la calidad de las unidades producidas, ya sea por una reducción en los costos de operación o por un aumento en su eficiencia original.

En estos casos, los desembolsos se cargan al costo del activo fijo mejorado (se capitaliza), constituyéndose así en un incremento del Bien Principal y, por ende, debe ser aplicada la respectiva corrección monetaria y depreciación conforme a las normas vigentes en la Universidad.

No obstante, existen casos en que el cargo al activo fijo se puede hacer de forma independiente. Esto ocurre cuando la vida útil de la parte mejorada del Bien sea superior a la vida útil restante del Bien propiamente tal, debiéndose entonces registrar separadamente, por lo que su actualización y depreciación también se hará en forma independiente.

Si por el contrario, estos desembolsos se producen por mantenimiento o reparaciones del Bien, o cuando no eleven la cantidad ni la calidad de las unidades producidas, estos serán considerados como Gastos Patrimoniales y se cargaran contra los Resultados del Periodo en el que se efectuaron.